En indkøbschef skal sikre, at der er varer på lager, holde omkostningerne under kontrol og opretholde gode leverandørrelationer. Men leverandøroplysningerne er spredt ud over e-mails, godkendelsesprocesserne tager for lang tid, og indkøbsbeslutningerne baseres på regneark, der allerede er forældede.
Det kan blive dyrt: udsolgte varer, overskydende lagerbeholdning, hastige ordrer og udgifter uden for de godkendte processer.
En struktureret indkøbsproces hjælper virksomheder med at undgå disse problemer ved at skabe et klart arbejdsforløb til at identificere behov, udvælge leverandører, godkende indkøb og vurdere leverandørernes præstationer. For lagerbaserede virksomheder afhænger det også af, at man ved, hvad virksomheden sandsynligvis får brug for, inden en ordre afgives.
Denne guide forklarer indkøbsprocessen, dens vigtigste trin og faser, almindelige udfordringer samt hvordan bedre planlægning og automatisering kan understøtte mere velinformerede indkøbsbeslutninger.
Hvad er indkøbsprocessen?
Indkøbsprocessen omfatter alle de trin, en organisation tager for at identificere, evaluere og anskaffe de varer og tjenester, den har brug for.
Den starter, før en ordre afgives, og fortsætter, efter at varer eller tjenesteydelser er modtaget. Afhængigt af organisationen kan indkøb omfatte identifikation af behov, evaluering af og forhandlinger med leverandører, indhentning af intern godkendelse, oprettelse af indkøbsordrer, modtagelse af varer, behandling af betaling og evaluering af leverandørernes præstationer.
Indkøb er derfor mere end blot at købe noget.
Indkøb kontra anskaffelse: Hvad er forskellen?
Indkøb og anskaffelse hænger tæt sammen, men de er ikke synonyme.
| Indkøb | Indkøb |
|---|---|
| Omfatter den bredere proces med anskaffelse af varer og tjenesteydelser | Fokuserer på selve transaktionen |
| Omfatter planlægning og identifikation af behov | Omfatter afgivelse og behandling af ordrer |
| Omfatter leverandørevaluering, -udvælgelse og -forhandling | Begynder normalt, når en leverandør og et krav er fastlagt |
| Tager højde for leverandørrelationer, risiko og ydeevne | Fokuserer mere på gennemførelse af indkøbet |
| Strategisk og operationelt | Primært transaktionsbaseret |
Indkøb er en del af forsyningskæden. En effektiv indkøbsstrategi tager højde for det bredere samspil mellem efterspørgsel, leverandører, lagerbehov, omkostninger og forretningsmæssige mål.
Dette gør indkøb til en vigtig del af den bredere styring af forsyningskæden.
Typer af indkøb
Indkøb kan inddeles i to overordnede kategorier: direkte indkøb og indirekte indkøb. Skelnen afhænger af, hvordan de varer eller tjenesteydelser, der indkøbes, bidrager til organisationens drift og slutprodukter.
| Type | Hvad dækker det | Eksempler |
|---|---|---|
| Direkte indkøb | Varer og materialer, der er direkte knyttet til de produkter, en virksomhed sælger eller producerer | Råvarer, komponenter, færdigvarer til videresalg og emballage |
| Indirekte indkøb | Varer og tjenesteydelser, der er nødvendige for at drive virksomheden, men som ikke indgår i det solgte produkt | Kontorartikler, software, professionelle tjenesteydelser, faciliteter og udstyr |
Direkte indkøb hænger særligt tæt sammen med lageroptimering. Virksomhederne skal fastlægge, hvor meget lagerbeholdning eller materiale de har brug for, hvornår der er behov for det, og hvornår der skal afgives ordrer til leverandørerne.
Efterspørgselsprognoser, lagerplanlægning, styring af leveringstider og genopfyldning er derfor vigtige input til beslutninger om direkte indkøb.
AGR er primært relevant for indkøbsbeslutninger, der vedrører lagerbeholdning og fysiske varer. Det hjælper virksomheder med at forstå den fremtidige efterspørgsel og omsætte den til lager- og genopfyldningsbehov, inden indkøbsordrer oprettes.
Vigtige faser i indkøbsprocessen
Den nøjagtige indkøbsproces varierer afhængigt af virksomhedens størrelse, struktur og behov. De fleste indkøbsprocesser kan dog opdeles i syv centrale faser.
1. Behovsidentifikation og -specifikation
Indkøbsprocessen starter, når virksomheden identificerer et behov for et produkt eller en tjeneste.
Teamet skal fastlægge præcis, hvad der kræves, hvor meget der er brug for, og hvornår det skal leveres. Specifikationerne kan også omfatte kvalitetskrav, leveringsbetingelser, budgetter eller andre kriterier, som leverandørerne skal opfylde.
For virksomheder, der arbejder med lagerbaseret drift, bør denne fase ikke kun baseres på de aktuelle lagerniveauer. Efterspørgselsprognoser kan hjælpe virksomhederne med at forudse fremtidige behov, så indkøbsbeslutningerne afspejler den forventede efterspørgsel i stedet for blot at reagere på mangler, når de opstår.
Klare krav letter de senere faser af indkøbsprocessen og mindsker risikoen for unødvendige eller forkerte indkøb.
2. Leverandørevaluering, forhandling og udvælgelse
Når kravene er afklaret, identificerer og vurderer indkøbsafdelingerne potentielle leverandører. Prisen er vigtig, men beslutningen bør også tage højde for faktorer som kvalitet, pålidelighed, leveringstider, kapacitet og serviceniveau.
Forhandlinger udgør en vigtig del af denne fase og omfatter områder som prisfastsættelse, betalingsbetingelser, minimumsordremængder og leveringsplaner. Men effektiv indkøb starter længe før selve forhandlingen. Som Keith Wright, forfatter til *The Power of Professional Procurement*, forklarer, starter god indkøb med at forstå, hvad virksomheden rent faktisk har brug for, og med at træffe bedre forretningsmæssige beslutninger.
Effektiv forhandling handler ikke blot om at opnå den laveste enhedspris. Målet er at nå til enighed om vilkår, der gavner virksomheden som helhed og fremmer et pålideligt leveringsforhold.
Et bedre overblik over fremtidige indkøbsbehov kan også styrke disse drøftelser. Når indkøberne har et overblik over, hvor meget de forventes at få brug for i de kommende måneder, kan de give leverandørerne et bedre overblik og muligvis forhandle sig frem til gunstigere priser, mængder eller leveringsbetingelser.
Når der er opnået enighed om den foretrukne leverandør og betingelserne, kan indkøbsprocessen gå videre til intern godkendelse og indkøb.
3. Indkøbsanmodning og intern godkendelse
Det næste trin er formelt at anmode om godkendelse af indkøbet.
En indkøbsanmodning indeholder typisk oplysninger om, hvad der skal købes, mængden, de forventede omkostninger, leverandøren og årsagen til indkøbet. Den videresendes derefter til den relevante person eller afdeling med henblik på godkendelse.
Tydelige godkendelsesprocesser hjælper organisationer med at kontrollere udgifterne og sikre, at indkøb er godkendt, før der indgås forpligtelser over for leverandørerne.
4. Oprettelse af indkøbsordre
Når et indkøb er godkendt, kan der oprettes en indkøbsordre, som sendes til leverandøren.
Indkøbsordren indeholder vigtige oplysninger såsom produktbeskrivelser, mængder, aftalte priser, leveringsdatoer og betalingsbetingelser.
Præcise indkøbsordrer giver begge parter et klart overblik over, hvad der er aftalt, og mindsker risikoen for misforståelser senere i forløbet.
5. Modtagelse af varer eller tjenesteydelser
Når ordren ankommer, kontrollerer organisationen, at leverandøren har leveret det aftalte.
Ved fysisk lageroptælling kan dette indebære at bekræfte mængder, kontrollere produkterne for skader og sikre, at de korrekte varer er modtaget. Eventuelle uoverensstemmelser skal identificeres og løses hurtigt.
Modtagelsesoplysningerne skal også registreres nøjagtigt, så lagerdataene afspejler, hvad der faktisk er til rådighed.
6. Godkendelse og betaling af fakturaer
Leverandøren indsender en faktura for de leverede varer eller tjenesteydelser.
Organisationen kontrollerer, at fakturaen stemmer overens med det aftalte køb, og bekræfter, at varerne eller tjenesteydelserne er modtaget. Når de nødvendige kontroller og godkendelser er gennemført, kan betalingen behandles i henhold til de aftalte betingelser.
7. Bogføring og evaluering af leverandørens præstationer
Indkøbsprocessen slutter ikke, når fakturaen er betalt.
Virksomheder bør opbevare nøjagtige optegnelser over ordrer, fakturaer, leverandøraftaler og anden relevant dokumentation. Disse oplysninger understøtter regnskabsaflæggelse, revisioner og fremtidige indkøbsbeslutninger.
Leverandørernes præstationer bør også evalueres løbende. Indkøbsafdelingerne kan vurdere faktorer som leveringspålidelighed, overholdelse af leveringstider, produktkvalitet og priser for at vurdere, om leverandørerne fortsat lever op til forventningerne.
Dette skaber en feedback-loop. Data om leverandørernes præstationer kan danne grundlag for fremtidige beslutninger om indkøb og lagerplanlægning, i stedet for at hver indkøbscyklus starter fra bunden.
Almindelige udfordringer i indkøbsprocessen
Selv en veldefineret indkøbsproces kan blive ineffektiv, når teams mangler overblik, pålidelige data eller ensartede processer. Almindelige udfordringer kan påvirke alt fra leverandørrelationer til lagerbeholdning og driftskapital.
Uautoriserede eller skjulte udgifter
Uautoriserede udgifter opstår, når medarbejdere køber varer eller tjenester uden for godkendte indkøbsprocesser eller leverandører.
Dette gør det sværere at spore udgifterne og kan forhindre organisationer i at drage fordel af forhandlede leverandøraftaler. Klare indkøbspolitikker, godkendelsesprocesser og bedre overblik kan hjælpe med at få bedre styr på udgifterne.
Manuel dataindtastning og fejl
Indkøb indebærer ofte, at information flyttes mellem regneark, e-mails, ERP-systemer og leverandørdokumenter.
Manuel genindtastning øger risikoen for forkerte mængder, dobbelte ordrer og forældede oplysninger. Det tager også tid fra mere værdifulde indkøbsaktiviteter.
At sammenkoble systemer og automatisere rutineprocesser kan mindske denne administrative byrde.
Leverandørrisiko og upålidelige leveringstider
En leverandør kan angive en standardleveringstid, men den faktiske leveringshastighed kan variere betydeligt.
Hvis indkøbsbeslutninger baseres på forældede eller alt for optimistiske leveringstider, kan ordrer blive afgivet for sent til, at de krævede lagerniveauer kan opretholdes.
Ved at følge leverandørernes faktiske præstationer får teamene et mere realistisk billede af, hvor lang tid det tager at få varerne leveret, og det hjælper dem med at tage højde for variationer, når de planlægger fremtidige ordrer.
Interne flaskehalse i godkendelsesprocessen
Langvarige eller uklare godkendelsesprocesser kan forsinke indkøb, selv når selve behovet er ligetil.
Disse forsinkelser er særligt problematiske, når lagerbeholdningen allerede nærmer sig et kritisk niveau. Klare ansvarsforhold og passende godkendelsesworkflows hjælper indkøb med at bevæge sig gennem organisationen uden unødvendig ventetid.
Dårlig synlighed mellem indkøb og lager
Indkøbsafdelingerne har brug for et præcist overblik over lagerniveauer, indgående ordrer og fremtidige behov.
Når indkøb og lagerplanlægning fungerer separat, kan indkøbere afgive ordrer uden at have overblik over, hvad der allerede er tilgængeligt eller på vej. Dette kan resultere i dobbeltindkøb og overskydende lagerbeholdning.
Delte data hjælper med at sikre, at indkøbsbeslutninger afspejler organisationens faktiske lagerstatus.
Dårlig gennemsigtighed i efterspørgslen
Indkøbsafdelingerne skal ikke blot vide, hvilke varer virksomheden har på lager i øjeblikket, men også hvad den sandsynligvis får brug for i fremtiden. Uden pålidelige efterspørgselsprognoser risikerer indkøberne at bestille for meget, for lidt eller for sent.
Manglende indsigt i efterspørgslen kan føre til overskydende lagerbeholdninger, udsolgte varer og unødvendige indkøb i sidste øjeblik. Pålidelige prognoser giver indkøbsafdelingerne et klarere overblik over fremtidige behov, hvilket hjælper dem med at planlægge indkøb tidligere og tilpasse ordrerne bedre til den forventede efterspørgsel.
Sådan understøtter automatisering bedre indkøbsbeslutninger
Automatisering kan gøre indkøb mere effektivt, men den kan understøtte meget forskellige dele af processen.
Generelle værktøjer til indkøbsworkflows automatiserer typisk transaktionsopgaver såsom godkendelser, behandling af indkøbsordrer og fakturahåndtering. Disse systemer hjælper virksomheder med at føre indkøb effektivt gennem indkøbsprocessen, så snart et behov er blevet identificeret.
Lagerplanlægning og automatisering af genopfyldning foregår på et tidligere tidspunkt. Det hjælper med at afgøre, hvad der skal bestilles, hvor meget der er brug for, og hvornår bestillingen skal afgives.
For virksomheder, der administrerer lagerbeholdningen, er dette en afgørende del af indkøbsprocessen. Selv en velfungerende indkøbsproces kan ikke kompensere for en ordre, der er baseret på unøjagtige antagelser om efterspørgslen, forældede leveringstider eller dårligt beregnede lagerbehov.
Lagerplanlægningssoftware kan styrke indkøbsbeslutningerne ved at samle:
- Efterspørgselsprognoser: Forudsig fremtidige behov på baggrund af historisk efterspørgsel, tendenser, sæsonudsving og andre relevante oplysninger.
- Lagerstatus: Tag højde for det aktuelle lager og indgående ordrer, inden der anbefales yderligere indkøb.
- Sikkerhedslager: Sørg for en passende buffer mod usikkerhed uden blot at øge lagerbeholdningen på tværs af sortimentet.
- Data om leverandørernes leveringstider: Tag højde for, hvor lang tid det tager for varerne at ankomme, og juster planerne, når leveringstiderne ændrer sig.
- Regler for genopfyldning: Beregn, hvornår og hvor meget der skal bestilles, baseret på efterspørgsel og lagerbehov.
- Håndtering af undtagelser: Fremhæv de poster, der kræver planlæggerens opmærksomhed, samtidig med at rutinemæssige beslutninger om genopfyldning kan automatiseres.
Dette skaber en tydeligere sammenhæng mellem lagerplanlægning og indkøb. I stedet for at vente, indtil lagerbeholdningen er ved at løbe tør, og først derefter beslutte, hvad der skal købes ind, kan teamene identificere fremtidige behov på et tidligere tidspunkt og give leverandørerne et bedre overblik over de kommende behov.
Bedre fremadrettet overblik kan også understøtte forhandlingerne med leverandørerne. Indkøbsplaner giver indkøbsafdelingerne et klarere billede af de forventede mængder og tidsplaner, hvilket kan hjælpe dem med at drøfte priser, leveringsplaner og leverandørkapacitet ud fra et bedre informeret udgangspunkt.
Resultatet er ikke blot en hurtigere indkøbsproces. Det er en bedre informeret proces, hvor indkøbsbeslutninger træffes på baggrund af virksomhedens forventede behov frem for det, der allerede er sket.
Sådan understøtter AGR smartere indkøbsplanlægning
AGR styrker den planlægning, der finder sted, før en indkøbsordre oprettes. Ved at sammenkæde efterspørgselsprognoser med lagerniveauer, leverandørernes leveringstider og genopfyldningsbehov hjælper AGR teamene med at træffe mere velinformerede indkøbsbeslutninger.
Med AGR kan virksomheder:
- Udarbejd efterspørgselsprognoser på SKU-niveau ved hjælp af statistiske og AI-baserede prognosemetoder
- Optimer sikkerhedslageret på baggrund af usikkerheden omkring efterspørgsel og udbud
- Brug leverandør- og leveringstidsdata til at træffe bedre indkøbsbeslutninger
- Beregn genopfyldningsbehov og anbefalede ordremængder
- Automatiser rutinebestillinger og led planlæggerne hen mod undtagelser, der kræver opmærksomhed
- Udarbejd fremadrettede indkøbsplaner, der kan bidrage til en bedre koordinering med leverandørerne
AGR fungerer sideløbende med jeres eksisterende ERP-system og tilføjer et dedikeret lag til planlægning og lageroptimering, der understøtter de beslutninger, der danner grundlag for indkøbsprocessen.
Dette hjælper indkøbs- og lagerstyringsafdelingerne med at gå væk fra reaktive indkøb og over til en mere fremadrettet tilgang, der bygger på den forventede efterspørgsel og de faktiske lagerbehov.
