En inköpschef måste se till att det finns varor i lager, hålla kostnaderna under kontroll och upprätthålla goda relationer med leverantörerna. Men leverantörsinformationen är utspridd i e-postmeddelanden, godkännandeprocesserna tar för lång tid och inköpsbesluten baseras på kalkylblad som redan är inaktuella.
Detta kan bli kostsamt: varusvikt, överlager, brådskande beställningar och utgifter utanför godkända processer.
En strukturerad inköpsprocess hjälper företag att undvika dessa problem genom att skapa ett tydligt arbetsflöde för att identifiera behov, välja leverantörer, godkänna inköp och utvärdera leverantörernas prestationer. För lagerbaserade företag handlar det också om att veta vad företaget sannolikt kommer att behöva innan en beställning läggs.
Denna guide förklarar inköpsprocessen, dess viktigaste steg och faser, vanliga utmaningar samt hur bättre planering och automatisering kan stödja mer välgrundade inköpsbeslut.
Vad är inköpsprocessen?
Upphandlingsprocessen omfattar alla steg som en organisation vidtar för att identifiera, utvärdera och anskaffa de varor och tjänster den behöver.
Den inleds innan en beställning görs och fortsätter efter att varor eller tjänster har mottagits. Beroende på organisationen kan upphandlingen innefatta att identifiera behov, utvärdera och förhandla med leverantörer, inhämta internt godkännande, skapa inköpsorder, ta emot varor, hantera betalningar och utvärdera leverantörernas prestationer.
Upphandling är därför mer än bara att köpa något.
Upphandling kontra inköp: Vad är skillnaden?
Upphandling och inköp hänger nära samman, men de är inte synonyma.
| Upphandling | Inköp |
|---|---|
| Omfattar den övergripande processen för anskaffning av varor och tjänster | Fokuserar på själva transaktionen |
| Inkluderar planering och identifiering av behov | Inkluderar att lägga och hantera beställningar |
| Omfattar utvärdering, urval och förhandlingar med leverantörer | Inleds vanligtvis när en leverantör och ett behov har fastställts |
| Beaktar leverantörsrelationer, risker och prestanda | Fokuserar mer på att slutföra inköpet |
| Strategiskt och operativt | Främst transaktionsinriktad |
Inköp är en del av upphandlingen. En effektiv upphandlingsstrategi tar hänsyn till det övergripande sambandet mellan efterfrågan, leverantörer, lagerbehov, kostnader och affärsmål.
Detta gör inköpsverksamheten till en viktig del av den övergripande hanteringen av leveranskedjan.
Olika typer av inköp
Upphandling kan delas in i två övergripande kategorier: direkt upphandling och indirekt upphandling. Skillnaden beror på hur de varor eller tjänster som köps in bidrar till organisationens verksamhet och slutprodukter.
| Typ | Vad den omfattar | Exempel |
|---|---|---|
| Direktupphandling | Varor och material som är direkt kopplade till de produkter som ett företag säljer eller tillverkar | Råvaror, komponenter, färdiga varor för återförsäljning och förpackningar |
| Indirekt upphandling | Varor och tjänster som behövs för att driva verksamheten men som inte ingår i den produkt som säljs | Kontorsmaterial, programvara, professionella tjänster, lokaler och utrustning |
Direktinköp är särskilt nära kopplat till lageroptimering. Företagen måste fastställa hur mycket lager eller material de kommer att behöva, när det kommer att behövas och när beställningar ska göras hos leverantörerna.
Efterfrågeprognoser, lagerplanering, hantering av ledtider och påfyllning är därför viktiga faktorer i beslut om direktupphandling.
AGR är främst relevant för inköpsbeslut som rör lager och fysiska varor. Det hjälper företag att förstå den framtida efterfrågan och omsätta den i lager- och påfyllningsbehov innan inköpsorder skapas.
Viktiga steg i arbetsflödet för inköpsprocessen
Den exakta inköpsprocessen varierar beroende på företagets storlek, struktur och behov. De flesta inköpsprocesser kan dock delas upp i sju huvudsteg.
1. Behovsidentifiering och specifikation
Inköpsprocessen inleds när företaget identifierar ett behov av en produkt eller tjänst.
Teamet måste fastställa exakt vad som krävs, hur mycket som behövs och när det behövs. Specifikationerna kan även omfatta kvalitetskrav, leveransvillkor, budgetar eller andra kriterier som leverantörerna måste uppfylla.
För företag som arbetar med lagerhantering bör detta steg inte enbart baseras på aktuella lagernivåer. Efterfrågeprognoser kan hjälpa företag att förutse framtida behov, så att inköpsbesluten speglar den förväntade efterfrågan istället för att bara reagera på brister när de redan har uppstått.
Tydliga krav underlättar de senare stegen i inköpsprocessen och minskar risken för onödiga eller felaktiga inköp.
2. Utvärdering, förhandling och val av leverantör
När kraven är tydliga identifierar och utvärderar inköpsteamen potentiella leverantörer. Priset spelar roll, men beslutet bör även ta hänsyn till faktorer som kvalitet, tillförlitlighet, ledtider, kapacitet och servicenivåer.
Förhandlingar är en viktig del av detta skede och omfattar områden som prissättning, betalningsvillkor, minsta orderkvantiteter och leveransscheman. Men en effektiv upphandling börjar långt innan själva förhandlingen. Som Keith Wright, författare till boken *The Power of Professional Procurement*, förklarar, börjar en bra upphandling med att förstå vad verksamheten faktiskt behöver och att fatta bättre affärsmässiga beslut.
En stark förhandling handlar inte bara om att få till stånd det lägsta styckpriset. Målet är att enas om villkor som gynnar verksamheten i stort och främjar en pålitlig leveransrelation.
En bättre överblick över framtida inköpsbehov kan också stärka dessa samtal. När inköparna förstår hur mycket de troligtvis kommer att behöva under de kommande månaderna kan de ge leverantörerna bättre insyn och eventuellt förhandla fram förmånligare priser, kvantiteter eller leveransvillkor.
När man har enats om önskad leverantör och villkor kan inköpsprocessen gå vidare till internt godkännande och inköp.
3. Inköpsbegäran och internt godkännande
Nästa steg är att formellt begära godkännande för inköpet.
En inköpsbegäran innehåller vanligtvis information om vad som ska köpas in, kvantitet, förväntad kostnad, leverantör och anledning till inköpet. Den vidarebefordras sedan till rätt person eller avdelning för godkännande.
Tydliga godkännandeprocesser hjälper organisationer att kontrollera utgifterna och säkerställa att inköp godkänns innan åtaganden görs gentemot leverantörerna.
4. Skapande av inköpsorder
När ett inköp har godkänts kan en inköpsorder skapas och skickas till leverantören.
Inköpsordern innehåller viktig information såsom produktbeskrivningar, kvantiteter, överenskomna priser, leveransdatum och betalningsvillkor.
Korrekta inköpsorder ger båda parter en tydlig dokumentation av vad som har avtalats och minskar risken för missförstånd senare i processen.
5. Mottagande av varor eller tjänster
När beställningen anländer kontrollerar organisationen att leverantören har levererat det som avtalats.
För fysiska varor kan detta innebära att man bekräftar kvantiteter, kontrollerar om produkterna är skadade och säkerställer att rätt artiklar har mottagits. Eventuella avvikelser bör identifieras och åtgärdas snabbt.
Mottagningsinformationen måste också registreras noggrant så att lageruppgifterna återspeglar vad som faktiskt finns tillgängligt.
6. Godkännande av faktura och betalning
Leverantören skickar in en faktura för de levererade varorna eller tjänsterna.
Organisationen kontrollerar att fakturan stämmer överens med det överenskomna köpet och bekräftar att varorna eller tjänsterna har mottagits. När de nödvändiga kontrollerna och godkännandena har genomförts kan betalningen genomföras enligt de överenskomna villkoren.
7. Dokumentering och utvärdering av leverantörens prestation
Upphandlingsprocessen avslutas inte när fakturan har betalats.
Företag bör föra noggranna register över beställningar, fakturor, leverantörsavtal och annan relevant dokumentation. Denna information underlättar finansiell rapportering, revisioner och framtida inköpsbeslut.
Leverantörernas prestanda bör också utvärderas över tid. Inköpsteamen kan granska indikatorer som leveranssäkerhet, leveranstider, produktkvalitet och prissättning för att bedöma om leverantörerna fortsätter att uppfylla förväntningarna.
Detta skapar en återkopplingsloop. Data om leverantörernas prestanda kan ligga till grund för framtida beslut om inköp och lagerplanering, istället för att varje inköpscykel måste börja från scratch.
Vanliga utmaningar i upphandlingsprocessen
Även ett väldefinierat upphandlingsflöde kan bli ineffektivt när teamen saknar insyn, tillförlitliga data eller enhetliga processer. Vanliga utmaningar kan påverka allt från leverantörsrelationer till lagertillgänglighet och rörelsekapital.
Obehöriga eller dolda utgifter
Obehöriga utgifter uppstår när anställda köper varor eller tjänster utanför godkända inköpsprocesser eller leverantörer.
Detta gör det svårare att spåra utgifterna och kan hindra organisationer från att dra nytta av förhandlade leverantörsavtal. Tydliga inköpspolicyer, godkännandeprocesser och bättre insyn kan bidra till att få bättre kontroll över utgifterna.
Manuell datainmatning och fel
Inköp innebär ofta att information flyttas mellan kalkylblad, e-post, ERP-system och leverantörsdokument.
Manuell återinmatning ökar risken för felaktiga kvantiteter, dubbla beställningar och inaktuell information. Det tar också tid från mer värdefulla inköpsaktiviteter.
Att koppla samman system och automatisera rutinprocesser kan minska denna administrativa börda.
Leverantörsrisker och opålitliga ledtider
En leverantör kan ange en standardleveranstid, men den faktiska leveransprestandan kan variera avsevärt.
Om inköpsbesluten baseras på föråldrade eller alltför optimistiska ledtider kan beställningarna läggas för sent för att upprätthålla de nödvändiga lagernivåerna.
Genom att följa leverantörernas faktiska prestanda får teamen en mer realistisk bild av hur lång tid påfyllningen tar och kan bättre ta hänsyn till variationer när de planerar framtida beställningar.
Interna flaskhalsar i godkännandeprocessen
Långa eller otydliga godkännandeprocesser kan fördröja inköp även när behovet i sig är enkelt.
Dessa förseningar är särskilt problematiska när lagernivån redan närmar sig en kritisk nivå. Tydliga ansvarsområden och lämpliga godkännandeprocesser hjälper inköpen att gå igenom organisationen utan onödiga väntetider.
Dålig överblick mellan inköp och lager
Inköpsteamen behöver en korrekt bild av lagernivåer, inkommande order och framtida behov.
När inköp och lagerplanering sker separat kan inköparna lägga order utan att veta vad som redan finns i lager eller är på väg. Detta kan leda till dubbla inköp och överlager.
Delade data bidrar till att inköpsbesluten återspeglar organisationens faktiska lagerstatus.
Dålig insyn i efterfrågan
Inköpsteamen måste inte bara veta vilket lager företaget har just nu, utan också vad det sannolikt kommer att behöva i framtiden. Utan tillförlitliga efterfrågeprognoser riskerar inköparna att beställa för mycket, för lite eller för sent.
Bristande insyn i efterfrågan kan leda till överskottslager, lagerbrist och onödiga inköp i sista minuten. Tillförlitliga prognoser ger inköpsteamen en tydligare bild av framtida behov, vilket hjälper dem att planera inköpen i god tid och anpassa beställningarna bättre efter den förväntade efterfrågan.
Hur automatisering stödjer bättre inköpsbeslut
Automatisering kan göra inköpsprocessen mer effektiv, men den kan stödja mycket olika delar av processen.
Allmänna verktyg för inköpsflöden automatiserar vanligtvis transaktionsuppgifter som godkännanden, hantering av inköpsorder och fakturahantering. Dessa system hjälper företag att effektivt driva inköpen genom inköpsprocessen så snart ett behov har identifierats.
Automatiseringen av lagerplanering och påfyllning sker i ett tidigare skede. Den hjälper till att avgöra vad som behöver beställas, hur mycket som krävs och när beställningen ska göras.
För företag som hanterar lager är detta en avgörande del av inköpsprocessen. Ett smidigt inköpsflöde kan inte kompensera för en beställning som bygger på felaktiga antaganden om efterfrågan, föråldrade ledtider eller felaktigt beräknade lagerbehov.
Programvara för lagerplanering kan stärka inköpsbesluten genom att sammanföra:
- Efterfrågeprognoser: Förutse framtida behov utifrån historisk efterfrågan, trender, säsongsvariationer och annan relevant information.
- Lagerstatus: Ta hänsyn till aktuellt lager och inkommande order innan du rekommenderar ytterligare inköp.
- Säkerhetslager: Håll en lämplig buffert mot osäkerhet utan att bara öka lagret över hela linjen.
- Uppgifter om leverantörernas ledtider: Ta hänsyn till hur lång tid det tar för varorna att anlända och anpassa planerna när ledtiderna förändras.
- Regler för påfyllning: Beräkna när och hur mycket som ska beställas utifrån efterfrågan och lagerbehov.
- Undantagshantering: Markera poster som kräver planerarens uppmärksamhet, samtidigt som rutinmässiga påfyllningsbeslut kan automatiseras.
Detta skapar en tydligare koppling mellan lagerplanering och inköp. Istället för att vänta tills lagret börjar ta slut och sedan bestämma vad som ska köpas in, kan teamen identifiera framtida behov i ett tidigare skede och ge leverantörerna bättre insyn i kommande behov.
Bättre framåtblick kan också underlätta förhandlingarna med leverantörerna. Inköpsplaner ger inköpsteamen en tydligare bild av förväntade volymer och tidsplaner, vilket kan hjälpa dem att diskutera priser, leveransscheman och leverantörernas kapacitet utifrån en mer välgrundad utgångspunkt.
Resultatet blir inte bara ett snabbare inköpsflöde. Det blir också ett bättre underbyggt flöde, där inköpsbesluten baseras på vad verksamheten sannolikt kommer att behöva snarare än på vad som redan har hänt.
Hur AGR stödjer smartare inköpsplanering
AGR stärker planeringen som sker innan en inköpsorder skapas. Genom att koppla samman efterfrågeprognoser med lagernivåer, leverantörernas ledtider och påfyllningsbehov hjälper AGR teamen att fatta mer välgrundade inköpsbeslut.
Med AGR kan företag:
- Skapa efterfrågeprognoser på SKU-nivå med hjälp av statistiska och AI-baserade prognosmetoder
- Optimera säkerhetslagret utifrån osäkerheten kring efterfrågan och utbud
- Använd leverantörs- och ledtidsdata för att förbättra inköpsbesluten
- Beräkna påfyllningsbehov och rekommenderade ordermängder
- Automatisera rutinbeställningar och samtidigt uppmärksamma planerarna på undantag som kräver särskild uppmärksamhet
- Utarbeta framåtblickande inköpsplaner som kan bidra till en bättre samordning med leverantörerna
AGR fungerar tillsammans med ert befintliga ERP-system och tillför ett särskilt lager för planering och lageroptimering som stöd för de beslut som ligger till grund för inköpsprocessen.
Detta hjälper inköps- och lagerteam att gå från reaktiva inköp till en mer framåtblickande strategi som bygger på förväntad efterfrågan och faktiska lagerbehov.
