Hvordan virksomheder reducerer lagerbeholdningen uden at gå på kompromis med serviceniveauet

Reduktion af lagerbeholdningen og forbedring af serviceniveauet er ikke modstridende mål. Virksomheder kan reducere lagerbeholdningen uden at gå på kompromis med serviceniveauet. Begge dele afhænger af, at man har det rigtige lager på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Dårlige prognoser tilskynder virksomhederne til at opbevare overskydende lagerbeholdning som en sikkerhedsforanstaltning. Bedre prognoser, sikkerhedslager på vareniveau og prognosedrevet genopfyldning fjerner en stor del af denne sikkerhedsforanstaltning uden at mindske tilgængeligheden.

Den afvejning, som virksomhederne tager fejl af

Mange økonomi- og driftsafdelinger tager udgangspunkt i en velkendt antagelse: at en nedskæring af lagerbeholdningen øger risikoen for udsolgte varer.

Det kan være sandt, når en virksomhed anvender en bred procentvis nedskæring på alle varer. Det er ikke sandt, når virksomheden forbedrer præcisionen i sine lagerbeslutninger.

Lagerbeholdningens størrelse og præcision er to forskellige ting. Et lager kan have for meget på lager samlet set og alligevel løbe tør for de vigtigste produkter. Overskydende mængder kan ligge i produktlinjer med lav omsætning, mens varer med høj omsætning stadig er i underskud.

Problemet handler ikke blot om, hvor meget lager virksomheden har. Det handler om, hvorvidt dette lager svarer til den forventede efterspørgsel, leverandørernes leveringstider og de servicemål, der er knyttet til hver enkelt vare.

Statistisk lageroptimering på vareniveau erstatter generelle regler for sikkerhedslager med politikker, der beregnes for hver enkelt SKU og hvert enkelt lager. Prognoser, servicemål, leveringstider, ordrebegrænsninger og variation i efterspørgslen spiller sammen om at bestemme, hvor meget sikkerhedsbehov hver enkelt vare har.

Thermex er et tydeligt eksempel. Producenten reducerede sine lagerniveauer med 38,5 % og opretholdt samtidig et serviceniveau på 98 %. Lageromsætningshastigheden steg ligeledes fra 2,5 til 4,5.

Dette resultat viser, hvorfor det rigtige spørgsmål ikke er, hvor meget lager der kan fjernes uden skelnen. Det handler om, hvor lageret overstiger den mængde, der er nødvendig for at imødekomme efterspørgslen og opretholde det ønskede serviceniveau.

Hvorfor virksomheder overlagerer i første omgang

Overlagre opstår ofte som en rationel reaktion på mangelfuld information. Når planlæggere ikke kan stole på prognoser eller se de fremtidige behov klart, beskytter de virksomheden ved at bestille mere.

Hver enkelt beslutning kan virke forsigtig, men det samlede resultat er, at for meget driftskapital er bundet i lagerbeholdningen.

Reaktivt, regnearksbaseret indkøb

ERP-systemer er afgørende for registrering af transaktioner, men grundlæggende min/maks-regler tager muligvis ikke højde for sæsonudsving, skiftende efterspørgsel, varierende leveringstider eller forskellige serviceprioriteter.

Teams kan derfor ende med at eksportere data til regneark, fortolke dem manuelt og bruge en stor del af deres tid på at håndtere restordrer. Usikkerheden får indkøberne til at bestille ekstra lagerbeholdning, i tilfælde af at den fremtidige efterspørgsel bliver større end forventet.

Denne fremgangsmåde gør det også svært at skelne mellem et reelt lagerbehov og en buffer, der opstår, fordi teamet mangler pålidelige oplysninger.

Inden Newitts begyndte at bruge AGR, benyttede virksomheden sig af min/max-lagerreglerne i Microsoft Dynamics NAV og overførte dataene til regneark. Processen var tidskrævende og medførte et for stort antal restordrer, hvilket gjorde indkøbsarbejdet mere reaktivt end proaktivt.

Virksomheden ønskede at forudsige efterspørgslen på en mere intelligent måde, så den kunne stille de rigtige produkter til rådighed uden at opbevare lagerbeholdninger, den ikke havde brug for.

Statisk sikkerhedslager anvendt ensartet

En ensartet politik for sikkerhedslager på tværs af hele produktsortimentet kan skabe både overskydende lager og mangler.

Varer med høj omsætningshastighed, høj værdi eller strategisk betydning kan kræve en mere fleksibel beskyttelse. Varer med lav omsætningshastighed og sporadisk efterspørgsel kan kræve en anden politik eller en mere nøje håndtering af undtagelser – ikke en stor buffer, der forbliver uberørt.

Hvis man anvender det samme antal dage eller enheder af sikkerhedslageret på alle varer, ser man bort fra forskelle i:

• Variation i efterspørgslen
• Leverandørernes leveringstider
• Ordrehyppighed
• Produktværdi
• Kundens betydning
• Sæsonudsving
• Leveringssikkerhed
• Kommerciel risiko

ABC/XYZ-analysen hjælper planlæggere med at skelne mellem disse grupper. ABC-analysen inddeler produkterne efter deres værdi eller betydning for virksomheden, mens XYZ-analysen tager højde for efterspørgslens stabilitet og variabilitet.

Servicemålene kan dermed afspejle den kommercielle betydning, efterspørgselsmønstre og forsyningsrisici i stedet for at behandle alle varenumre som lige. Dette gør lagerreduktionen selektiv og kontrolleret.

Hvordan lageroptimering reducerer lagerbeholdningen uden at forårsage udsolgte varer

Lageroptimering erstatter generelle lagerbuffere med beregninger, der tager udgangspunkt i de enkelte produkters behov. Statistisk sikkerhedslager tager højde for variationer i efterspørgsel og leveringstid, mens ABC/XYZ-analysen hjælper virksomhederne med at fastsætte passende servicemål for de forskellige dele af sortimentet.

Prognosedrevet lageropfyldning omdanner derefter den forventede efterspørgsel til rettidige ordreforslag. Undtagelsesbaseret planlægning fremhæver de varer, der kræver opmærksomhed, hvilket giver planlæggerne mulighed for at fokusere på usædvanlig efterspørgsel, forsyningsrisici og potentielle mangler i stedet for manuelt at gennemgå hver enkelt SKU.

Johan Rönning anvendte systematisk prognoseudarbejdelse og håndtering af afvigelser til at håndtere udsving i efterspørgslen, høje lagerniveauer og begrænset overblik på tværs af butikkerne. Virksomheden sænkede lagerniveauerne med mere end 35 %, forbedrede serviceniveauet og frigjorde værdifuld driftskapital. Desuden reducerede den arbejdsbyrden i forbindelse med indkøb.

Resultatet skyldtes et struktureret, datadrevet indkøb snarere end en generel lagerreduktion.

Hvordan virksomheder reducerer den arbejdskapital, der er bundet i lagerbeholdningen

Lagerbeholdningen er ikke kun et driftsmæssigt mål. Hver eneste overskydende enhed repræsenterer likvide midler, der ikke kan anvendes andre steder i virksomheden.

Overskydende lagerbeholdning kan også medføre ekstra omkostninger i form af:

• Lager og håndtering
• Forsikring
• Skader og forringelse
• Produktforældelse
• Prisnedsættelser
• Værdiforringelse af lagerbeholdningen
• Administrativt arbejde

Ved at reducere unødvendige lagerbeholdninger kan man frigøre driftskapital og samtidig gøre driften nemmere at styre.

De største gevinster opnås ofte ved at forbedre både kapitaleffektiviteten og planlægningseffektiviteten. Bedre prognoser reducerer unødvendige indkøb. Automatiseret genopfyldning reducerer gentagne arbejdsopgaver. Tydeligere undtagelser hjælper et lean-team med at fokusere på de beslutninger, der har størst økonomisk eller service-mæssig betydning.

Newitts: Mindre lagerbeholdning og større driftseffektivitet

Newitts ønskede at opretholde høje servicestandarder og samtidig reducere sit lagerbeholdning. Virksomheden havde desuden behov for at gå væk fra en reaktiv, regnearksbaseret indkøbsproces.

Efter implementeringen af AGR har virksomheden:

• Lagerbeholdningen er reduceret med 15 %
• Reduceret behovet for indkøbsressourcer med 50 %
• Øget lageromsætning
• Opnået afkast på investeringen inden for seks måneder
• Opretholdt et meget højt serviceniveau
• Tilføjet nye produktlinjer

Newitts’ resultater viser, at en reduktion af lagerbeholdningen ikke nødvendigvis behøver at hæmme væksten.

Virksomheden var i stand til at lancere nye produkter og samtidig reducere den mængde likvide midler, der var bundet i det eksisterende lager. Bedre planlægning skabte plads til et bredere sortiment uden at kræve en tilsvarende stigning i det samlede lager.

Securitas Island: Reduktion af lagerbeholdningen i et komplekst forsyningsnetværk

Securitas Island administrerer produkter fra mere end 160 leverandører og fordeler lagerbeholdningen på fire lagersteder i Island.

Ved hjælp af AGR’s prognose- og planlægningsfunktioner har Securitas Island reduceret sine lagerniveauer med 25 % uden at gå på kompromis med produkttilgængeligheden.

Platformen giver desuden indkøbsteamet bedre overblik over efterspørgselsprognoser, indkøbsbehov og lagerbeholdninger på tværs af de forskellige lokationer. Analysen af leveringstider hjælper teamet med at følge leverandørernes leveringspræstationer og planlægge indkøb mere præcist.

Den offentliggjorte casestudie angiver ikke, over hvilken periode reduktionen på 25 % blev opnået. Den bør derfor betragtes som et verificeret, men ikke tidsbestemt resultat snarere end en årlig sammenligning med de øvrige tilfælde.

Kan lagerniveauer og serviceniveauer forbedres på samme tid?

Ja. Servicen afhænger af tilgængeligheden af de varer, kunderne ønsker, ikke af den samlede værdi eller mængden af lagerbeholdningen.

En virksomhed kan reducere sit samlede lager og samtidig øge tilgængeligheden, hvis den fjerner overskydende lager af de forkerte varer og sikrer de rigtige varer mere præcist.

Bedre prognoser hjælper virksomheden med at forudse den forventede efterspørgsel. Sikkerhedslager på vareniveau tager højde for udsving i efterspørgselen og risikoen forbundet med udbuddet. Automatisk genopfyldning sikrer, at ordrer afgives på det rigtige tidspunkt. Sammen bidrager disse funktioner til at forbedre lagersammensætningen.

Space NK: Tilgængeligheden stiger, og lagerbeholdningen falder

Space NK indførte AGR, fordi virksomheden ønskede at forbedre tilgængeligheden uden at investere flere penge i lagerbeholdningen.

Efter et år steg tilgængeligheden fra 86 % til 98 %, mens lagerbeholdningen faldt med mellem 2 % og 3 %. Forhandleren anslog desuden, at automatiseringen reducerede den tid, der blev brugt på gentagne manuelle opgaver, med omkring 30 %.

I stedet for at øge lagerbeholdningen på de ca. 8.000 til 9.000 varenumre hjalp AGR virksomheden med at beregne prognoser, sikkerhedslager og ordremængder mere præcist.

Dette er en ældre AGR-casestudie. Space NK gik live med AGR i 2008, så tallene bør præsenteres som et langvarigt, historisk valideret eksempel på princippet. De bør ikke betragtes som en aktuel benchmark for AGR’s nuværende produktkapaciteter, de nuværende forhold i detailhandlen eller de resultater, en ny kunde kan forvente.

Space NK-casestudiet illustrerer ikke desto mindre det grundlæggende punkt tydeligt: at forbedre tilgængeligheden kræver ikke altid mere lagerbeholdning.

BoConcept: Det samme mønster uden en procentangivelse i overskriften

BoConcept havde brug for mere præcise prognoser på det enkelte produktniveau på tværs af et komplekst internationalt detailnetværk.

Tidligere udarbejdede virksomheden prognoser på produktgruppeniveau og anvendte fordelingsnøgler til at fordele dem på de enkelte varer. Dette gav ikke den nødvendige detaljeringsgrad til at forstå, hvorfor nogle produkter var på lager i for store mængder, mens andre var udsolgte.

AGR indførte automatiske prognoser på vareniveau og gav teamet bedre værktøjer til rapportering og analyse af afvigelser.

Ifølge BoConcepts kundehistorie bidrog de forbedrede prognoser til at reducere lagerniveauerne og samtidig øge serviceniveauet. Virksomheden fik også et klarere overblik over salg, prognoser, indkøb og lagerbeholdning.

Sagen angiver ikke en præcis procentdel for reduktionen. Den viser dog, at det samme mønster kan gøre sig gældende hos en møbelforhandler med et andet sortiment, en anden forsyningskæde og en anden efterspørgselsprofil.

Den røde tråd i disse resultater

Disse seks virksomheder opererer på forskellige markeder og forvalter meget forskellige produktsortimenter. Deres resultater peger ikke desto mindre på det samme driftsprincip: Bedre lagerbeslutninger kan forbedre både kapitaleffektiviteten og serviceniveauet på samme tid.

På tværs af alle sagerne blev statiske eller aggregerede regler erstattet af prognoser og planlægning på vareniveau.

Segmentering hjalp teams med at rette deres opmærksomhed og driftskapital mod de vigtigste produkter. Automatiseret genopfyldning og håndtering af undtagelser reducerede det manuelle arbejde, mens bedre overblik hjalp planlæggerne med at handle tidligere.

Det er disse mekanismer, der gør det muligt for virksomhederne at fjerne overskydende lagerbeholdning uden at fjerne det lager, der er nødvendigt for at opretholde serviceniveauet.

Sådan kommer du i gang med at reducere lagerbeholdningen uden at risikere serviceniveauet

Lagerreduktion bør betragtes som et program til forbedring af planlægningen, ikke som en engangsforanstaltning til omkostningsbesparelser. Følgende trin kan hjælpe virksomheder med at reducere lagerbeholdningen og samtidig sikre tilgængeligheden.

1. Fastlæg en pålidelig udgangssituation

Mål den aktuelle lagerværdi, serviceniveau, tilgængelighed, lageromsætning, prognosenøjagtighed, restordrer, overskydende lager og forældede varer.

Brug ensartede definitioner på tværs af virksomheden. Hvis økonomi-, salgs- og forsyningskædeafdelingerne beregner serviceniveau eller lagerbeholdning forskelligt, vil det være svært at vurdere, om ændringerne virker.

2. Segmentér produktsortimentet

Brug ABC/XYZ-analyse til at identificere, hvilke produkter der skaber mest værdi, hvilke der har en stabil eller svingende efterspørgsel, og hvilke der kræver forskellige lagerpolitikker.

Anvend ikke det samme reduktionsmål på alle SKU’er. En vare med stort salg og stabil efterspørgsel bør ikke nødvendigvis håndteres på samme måde som en reservedel, der sælger langsomt.

3. Fastlæg servicemål efter kategori

Tilpas servicemålene efter kundens betydning, marginen, produktets kritikalitet, leveringstiden og forsyningsrisikoen.

Højere serviceniveauer kan berettige et ekstra sikkerhedslager for vigtige produkter. Andre varer har muligvis ikke brug for samme beskyttelsesniveau.

Målet er ikke at maksimere tilgængeligheden for enhver pris. Det er at fastlægge det passende serviceniveau for hver del af sortimentet.

4. Genberegn sikkerhedslageret og genopfyldningsbehovet

Erstat generelle buffere med sikkerhedslagerpolitikker, der tager højde for variationer i efterspørgsel og leveringstid.

Prognoserne bør derefter indgå i genopfyldningsberegninger, der tager højde for det aktuelle lager, åbne ordrer, leverandørbegrænsninger, ordrehyppighed og forventet efterspørgsel. Dette gør lagerplanlægningen til en gentagelig proces i stedet for en række manuelle skøn.

5. Start med varer med stor indflydelse

En trinvis tilgang giver virksomheden mulighed for at afprøve retningslinjer og måle resultater, inden programmet udvides.

Start med de varenumre, leverandører eller lokationer, der giver de største muligheder for at frigøre driftskapital. Disse kan omfatte:

• Varer af høj værdi
• Produkter med vedvarende for høj dækning
• Lagerbeholdning med lav omsætning
• Varer med lav prognosenøjagtighed
• Produkter med høj risiko for forældelse
• Kategorier med hyppige lagerudtømninger trods højt lagerbeholdning

Gennemgå indvirkningen på serviceniveauerne, inden ændringerne indføres i større omfang.

6. Overvåg lagerbeholdning og service i fællesskab

Overvåg lagerværdien, driftskapitalen og lageromsætningen sammen med tilgængelighed, leveringsgrad, restordrer og udsolgte varer.

En reduktion er kun vellykket, når det krævede serviceniveau opretholdes. Hvis man kun ser på lageret isoleret, kan det føre til beslutninger, der i første omgang sparer penge, men senere medfører tabt omsætning eller utilfredse kunder.

Ved at holde øje med begge sider af ligningen kan teamene bedre vurdere, om lageret reelt bliver optimeret, eller om det blot fjernes.

7. Håndter undtagelser løbende

Prognoser og lagerpolitikker skal tilpasses i takt med, at efterspørgslen, leverandørerne og produktsortimentet udvikler sig.

Undtagelsesbaseret planlægning hjælper teams med at identificere, hvor den faktiske ydeevne afviger fra planen. Planlæggere kan derefter fokusere på usædvanlig efterspørgsel, forsinkede leverandører, overskydende ordrer eller nye risici for lagerudtømning.

Dette sikrer, at lagerpolitikkerne forbliver fleksible, uden at hver enkelt vare skal gennemgås manuelt.

Sådan understøtter AGR lagerreduktion

AGR kombinerer lageroptimering og ordrestyring med efterspørgselsplanlægning og prognoser.

Platformen hjælper virksomheder med at udarbejde prognoser på vareniveau, fastlægge passende lagerpolitikker og omsætte den forventede efterspørgsel til forslag til genopfyldning. ABC-analyse og undtagelsesbaseret planlægning hjælper teams med at målrette deres tid og driftskapital derhen, hvor de kan opnå den største effekt.

Automatisering af rutineberegninger giver desuden planlæggere mere tid til at vurdere risici, samarbejde med leverandører og træffe velinformerede forretningsmæssige beslutninger.

Målet er ikke blot at have mindre lager. Det er at have det lager, der er nødvendigt for at understøtte virksomheden, uden at binde unødvendig kapital i produkter, der sandsynligvis ikke vil blive solgt.

Brug AGR ROI-beregneren til at undersøge de potentielle økonomiske effekter af at forbedre lagerpræstationen, eller bestil en demo for at se, hvordan AGR kan understøtte din lagerplanlægningsproces.