Utfordringen
Med omtrent 50 000 aktive varenumre, 750 leverandører og 500 ansatte, må BYKO balansere produkttilgjengeligheten på tvers av flere lokasjoner, samtidig som de opprettholder de høye servicestandardene som har bidratt til at de har blitt kåret til Islands mest kundetilfredse forhandler ni år på rad.
Økende kompleksitet i forsyningskjeden
BYKO har samarbeidet med AGR i nesten to tiår, men etter hvert som virksomheten vokste, økte kompleksiteten i forsyningskjeden dramatisk. Selv om selskapet hadde tilgang til store mengder lagerdata, var mange etterfyllingsbeslutninger fortsatt avhengige av manuell inngripen og lokale beslutninger.
Isolerte team
Med flere team som påvirket lagerbeslutninger, fra innkjøpere og butikksjefer til salgspersonale og distribusjonsteam, førte motstridende handlinger noen ganger til overskuddslager ett sted og mangel et annet. Resultatet var unødvendig brannslukking, redusert tillit til prosessen og mindre tid tilgjengelig for strategisk arbeid.
Manuell etterfylling
Selskapet erkjente at det ikke var bærekraftig å fortsette å håndtere titusenvis av lagerbeslutninger manuelt. For å støtte fremtidig vekst trengte BYKO en mer automatisert og skalerbar tilnærming.
Resultatet
I stedet for å bruke AGR kun som et planleggingsverktøy, tok BYKO en strategisk beslutning om å la AGR få en mye større rolle i håndteringen av etterfylling og distribusjon.
- 80 % av etterfyllingen er automatisert
AGR håndterer nå omtrent 80 % av butikkenes etterfyllings- og distribusjonsaktivitet. Dette gjør at BYKOs team kan fokusere på unntak, kampanjer, leverandørsamarbeid og strategiske initiativer i stedet for rutinebestillinger.
- Mer enn 50 % færre utsolgtsituasjoner
Ved å automatisere etterfylling og forbedre lagerallokeringen på tvers av lokasjoner, har BYKO redusert antall utsolgtsituasjoner med mer enn 50 %, samtidig som de opprettholder sterke servicenivåer.
- Lavere lagernivåer
Selskapet har redusert de totale lagerbeholdningene, samtidig som de fortsetter å forbedre produkttilgjengeligheten, noe som skaper en mer effektiv og responsiv forsyningskjede.
- Mer tid til strategisk arbeid
Innkjøpere og kategorisjefer bruker nå mindre tid på å administrere daglige etterfyllingsaktiviteter og mer tid på å utvikle kategorier, styrke leverandørrelasjoner og støtte kunder.
“Vi tok virkelig en beslutning om at i stedet for å la våre ansatte bruke det fra dag til dag, ville vi la AGR styre distribusjonen fullstendig.”
- BYKO
- Bragi Antoníusson, leder for innkjøp, forsyningskjede og markedsføring
Overgang til automatisert etterfylling
Selskapet gikk fra lagerbasert planlegging til en etterspørselsdrevet tilnærming, der de først fokuserer på hva hver butikk trenger, og deretter samler denne etterspørselen gjennom forsyningskjeden. Dette gir BYKO et mer nøyaktig bilde av fremtidige behov og lar lageret flyte dit det trengs mest.
I dag håndterer AGR mesteparten av butikkenes etterfylling automatisk, noe som bidrar til å sikre at produkter distribueres konsekvent på tvers av lokasjoner, samtidig som risikoen for både overskuddslager og utsolgtsituasjoner reduseres.
«Vi tok virkelig en beslutning om at i stedet for at våre folk skulle bruke det daglig, skulle vi la AGR fullstendig styre distribusjonen.»
Dette skiftet har gjort det mulig for BYKOs team å bruke mindre tid på å administrere rutinemessige etterfyllingsoppgaver og mer tid på å fokusere på kategoriutvikling, leverandørrelasjoner og langsiktig planlegging.
Bygge tillit til data
En av de største utfordringene var ikke teknologien i seg selv. Det handlet om å endre atferd og bygge tillit til prosessen.
BYKO fant at etter hvert som ansatte så AGR konsekvent etterfylle produkter når det var nødvendig, økte tilliten til systemet. Butikkteamene ble mindre avhengige av manuelle løsninger og mer fokusert på å sikre at lagerregistrene var nøyaktige.
Denne endringen forbedret datakvaliteten i hele organisasjonen. I stedet for å omgå unøyaktige lagerregistre, korrigerer ansatte nå avvik når de finner dem, noe som gjør at AGR kan ta bedre beslutninger og oppnå sterkere resultater.
«Å implementere en programvare er den enkle delen. Å faktisk få folk til å stole på den og begynne å bruke den er den vanskelige.»
Ser fremover
For BYKO er automatisering ikke et mål, men en pågående reise. Selskapet fortsetter å forbedre prosessene sine, øke prognosenøyaktigheten og utvide automatiseringen i hele forsyningskjeden.
Ved å redusere tiden brukt på operasjonelle beslutninger, skaper BYKO mer kapasitet til å fokusere på kunder, leverandører og langsiktige vekstmuligheter.
Som Bragi forklarer:
«Jeg tror vi er på et sted nå hvor vi er mye raskere til å tilpasse oss, og det er fremtidsrettet for meg.»
Med AGR som automatiserer mesteparten av etterfyllingsbeslutningene, har BYKO bygget en mer smidig, effektiv og skalerbar forsyningskjede som er klar for fremtiden.