Utfordringen
Vital Pet Group er en britisk grossist som spesialiserer seg på tilbehør og fôr til kjæledyr, og som opererer som en del av et større konsern med virksomheter som omfatter bryggerier og sjokolade.
Innenfor kjæledyrdivisjonen administreres varelageret av et lite team på tre personer: en kategoridirektør, en innkjøper og en kategoriassistent. Til tross for at teamet er lite, har de tilsyn med et sortiment på rundt 10 000 SKU-er. Denne kombinasjonen av størrelse og begrensede ressurser gjorde effektiv lageroptimalisering avgjørende for å opprettholde resultater og vekst.
Manuell arbeidsmengde
Én innkjøper var ansvarlig for hele produktsortimentet, noe som gjorde det vanskelig å opprettholde en konsekvent oversikt eller å gi hver SKU tilstrekkelig oppmerksomhet.
Lav tilgjengelighet
Tilgjengeligheten var lavere enn forventet, og lå på rundt 75 %.
Ingen klar prioritering
Basert på tidligere erfaringer var det klart at det var nødvendig å automatisere den lange halen av produkter.
Ineffektiv bestilling
Teamet trengte en måte å redusere den manuelle arbeidsmengden på, samtidig som de kunne forbedre konsistensen og kontrollen over hele sortimentet.
Resultatet
AGR har forvandlet lageroptimaliseringen hos Vital Pet Group fra en reaktiv, manuell prosess til en strukturert og skalerbar drift. Der teamet tidligere slet med å opprettholde kontroll over 10 000 SKU-er, opererer de nå med større konsistens, synlighet og selvtillit.
Bedre tilgjengelighet, raskere arbeidsflyt og bedre utnyttelse av tiden har hatt en direkte innvirkning på resultatene. Teamet er ikke lenger overveldet av omfanget av sortimentet, og kan i stedet fokusere på de produktene og leverandørene som skaper mest verdi.
Like viktig er det at denne transformasjonen er oppnådd uten å øke antall ansatte. Med det rette systemet på plass er et lite team nå i stand til å håndtere et stort og komplekst varelager på en effektiv måte, noe som støtter både den daglige driften og langsiktig vekst.
- Rask opprettelse av ordre
AGR reduserer tiden det tar å legge inn innkjøpsordrer betraktelig, og gjør det som tidligere var en omstendelig manuell oppgave, til en rask og strømlinjeformet prosess. Dette gjør det mulig for teamet å behandle bestillinger effektivt på tvers av en stor leverandørbase uten å øke arbeidsmengden.
- Leverandørplanlegging
Muligheten til å planlegge leverandørbestillinger sikrer konsistens og fjerner behovet for manuell sporing. Bestillinger legges automatisk inn med riktig frekvens, noe som reduserer risikoen for manglende etterfylling og forbedrer den generelle tilgjengeligheten.
- Overvåking av salg og lagerbeholdning
AGR gir en klar oversikt over salgshistorikk og lagerbeholdning, noe som hjelper teamet med å holde oversikt over nøkkelprodukter. Denne oversikten bidrar til bedre beslutninger om servicenivåer og lageroptimalisering.
- Synliggjøring av leverandørens ytelse
Leverandørkortene gir tydelig og umiddelbar innsikt i leverandørenes prestasjoner, inkludert leveringspålitelighet. Dette gjør det enklere å overvåke leverandørene og støtte mer informerte kommersielle diskusjoner.
- Prognosemotor
Når de underliggende dataene er rene, gir AGRs prognoser et pålitelig grunnlag for påfyllingsbeslutninger. Teamet kan i stor grad stole på systemet, og trenger bare å gripe inn manuelt i unntakstilfeller som kampanjer.
“AGR gjør det mulig for oss å gjøre noe som bokstavelig talt ville ha fått dette selskapet til å falle om før.”
- Vital Pet Group
- Duncan Reed, direktør for kategori
Implementering
AGR ble implementert raskt, med et fungerende system på plass i løpet av bare noen få uker. Integrasjonen med Sage var enkel, ved hjelp av en eksisterende plugin for å koble sammen systemer og muliggjøre dataflyt.
Under implementeringen avdekket AGR også problemer i selskapets eksisterende dataoppsett. Dette ga mulighet til å korrigere feilkonfigurasjoner som hadde påvirket ytelsen, noe som betyr at systemet leverte verdi utover lageroptimalisering alene.
Selv om det var en kort læringskurve, viste det seg at plattformen var enkel å ta i bruk. I løpet av få uker brukte flere teammedlemmer AGR aktivt, noe som sikret felles eierskap til prosessene og reduserte avhengigheten av enkeltpersoner.
Suksessen
Etter at AGR ble implementert, har Vital Pet Group forbedret både ytelse og effektivitet betydelig. Tilgjengeligheten har økt fra rundt 75 % til ca. 95 %, noe som skyldes mer konsekvente og strukturerte bestillingsprosesser.
En nøkkelfaktor i denne forbedringen er muligheten til å planlegge leverandørbestillinger. Dette sikrer at hver leverandør bestilles med riktig frekvens, og fjerner variasjonen og risikoen som er forbundet med manuell planlegging.
Effektiviteten i driften har også blitt betydelig forbedret. Oppgaver som å legge inn innkjøpsordrer, som tidligere krevde mye tid og innsats, kan nå utføres på få minutter. Dette gir betydelige tidsbesparelser og reduserer den administrative byrden for en stor leverandørbase.
Samtidig har teamet kunnet skifte fokus. Nå som AGR håndterer den lange halen av produkter, kan de bruke mer tid på høytytende SKU-er og strategiske leverandørrelasjoner. Dette har forbedret både beslutningstakingen og den samlede effekten på virksomheten.
AGR har også gjort teamet mer robust. Fordi systemet er enkelt å bruke og kan deles av flere teammedlemmer, kan ansvarsområder dekkes under fravær uten avbrudd. I tillegg har muligheten til raskt å justere sikkerhetslagernivåene gitt virksomheten bedre kontroll over lagerbeholdningen og kontantstrømmen.