Utmaningen
Vital Pet Group är en brittisk grossist som specialiserar sig på tillbehör och foder för husdjur och ingår i en större koncern med verksamheter som omfattar bryggerier och choklad.
Inom husdjursavdelningen sköts lagerhanteringen av ett litet team på tre personer: en kategorichef, en inköpare och en kategoriassistent. Trots det lilla teamet övervakar de ett sortiment på cirka 10 000 SKU:er. Denna kombination av skala och begränsade resurser gjorde effektiv lageroptimering avgörande för att upprätthålla prestanda och tillväxt.
Manuell arbetsbelastning
En inköpare var ansvarig för hela produktsortimentet, vilket gjorde det svårt att upprätthålla en konsekvent tillsyn eller att ägna tillräcklig uppmärksamhet åt varje SKU.
Låg tillgänglighet
Tillgängligheten var lägre än väntat och uppgick till cirka 75%.
Ingen tydlig prioritering
Baserat på tidigare erfarenheter stod det klart att det var nödvändigt att automatisera den långa svansen av produkter.
Ineffektiv orderläggning
Teamet behövde ett sätt att minska den manuella arbetsbelastningen och samtidigt förbättra enhetligheten och kontrollen över hela sortimentet.
Resultatet
AGR har omvandlat lageroptimeringen på Vital Pet Group från en reaktiv, manuell process till en strukturerad och skalbar verksamhet. Där teamet tidigare kämpade för att upprätthålla kontrollen över 10 000 SKU:er arbetar de nu med större konsekvens, synlighet och förtroende.
Förbättrad tillgänglighet, snabbare arbetsflöden och bättre tidsanvändning har haft en direkt inverkan på prestandan. Teamet är inte längre överväldigat av det stora utbudet och kan istället fokusera på de produkter och leverantörer som skapar mest värde.
Lika viktigt är att denna omvandling har åstadkommits utan att antalet anställda har ökat. Med rätt system på plats kan ett litet team nu hantera ett stort och komplext lager på ett effektivt sätt och stödja både den dagliga verksamheten och den långsiktiga tillväxten.
- Snabbt skapande av order
AGR minskar avsevärt den tid som krävs för att skapa inköpsorder och förvandlar det som tidigare var en lång manuell uppgift till en snabb, strömlinjeformad process. Detta gör det möjligt för teamet att effektivt behandla beställningar från en stor leverantörsbas utan att öka arbetsbelastningen.
- Planering av leverantörer
Möjligheten att schemalägga leverantörsbeställningar säkerställer konsekvens och tar bort behovet av manuell spårning. Beställningar görs automatiskt med rätt frekvens, vilket minskar risken för utebliven påfyllning och förbättrar den totala tillgängligheten.
- Övervakning av försäljning och lager
AGR ger en tydlig bild av försäljningshistorik och lagerutveckling, vilket hjälper teamet att hålla koll på viktiga produkter. Denna synlighet stöder bättre beslutsfattande kring servicenivåer och lageroptimering.
- Synliggörande av leverantörens prestanda
Leverantörskorten ger en tydlig och omedelbar inblick i leverantörernas prestanda, inklusive leveranssäkerhet. Detta gör det lättare att övervaka leverantörer och stödja mer välgrundade kommersiella diskussioner.
- Prognosmotor
När underliggande data är rena ger AGR:s prognoser en tillförlitlig grund för beslut om påfyllning. Teamet kan i stort sett lita på systemet och endast ingripa manuellt vid undantag som kampanjer.
“AGR gör det möjligt för oss att göra något som bokstavligen skulle ha fått det här företaget att falla ihop tidigare.”
- Vital Pet Group
- Duncan Reed, chef för kategorin
Implementering
AGR implementerades snabbt, med ett fungerande system på plats inom bara några veckor. Integrationen med Sage var okomplicerad, med hjälp av ett befintligt plugin för att ansluta system och möjliggöra dataflöde.
Under implementeringen upptäckte AGR även problem med företagets befintliga datainstallation. Detta gav möjlighet att korrigera felkonfigurationer som hade påverkat prestandan, vilket innebar att systemet levererade ett värde utöver enbart lageroptimering.
Även om det krävdes en kort inlärningsperiod visade sig plattformen vara lätt att ta till sig. Inom några veckor använde flera teammedlemmar AGR aktivt, vilket säkerställde delat ägande av processer och minskade beroendet av en enskild individ.
Framgångarna
Sedan Vital Pet Group införde AGR har både prestanda och effektivitet förbättrats avsevärt. Tillgängligheten har ökat från cirka 75% till cirka 95%, tack vare mer konsekventa och strukturerade beställningsprocesser.
En nyckelfaktor i denna förbättring är möjligheten att schemalägga leverantörsbeställningar. Detta säkerställer att varje leverantör beställs med rätt frekvens, vilket tar bort den variabilitet och risk som är förknippad med manuell planering.
Den operativa effektiviteten har också förbättrats avsevärt. Uppgifter som att utfärda inköpsorder, som tidigare krävde mycket tid och arbete, kan nu utföras på några minuter. För en stor leverantörsbas innebär detta betydande tidsbesparingar och en minskad administrativ börda.
Samtidigt har teamet kunnat skifta fokus. Nu när AGR hanterar den långa svansen av produkter kan mer tid ägnas åt högpresterande SKU:er och strategiska leverantörsrelationer. Detta har förbättrat både beslutsfattandet och den övergripande affärseffekten.
AGR har också gjort teamet mer motståndskraftigt. Eftersom systemet är enkelt att använda och delas av flera medarbetare kan ansvarsområden täckas upp vid frånvaro utan avbrott. Dessutom har möjligheten att snabbt justera säkerhetslagernivåerna gett verksamheten större kontroll över lager och kassaflöde.