Små planeringsteam kan hantera tusentals SKU:er när planerarna inte längre behöver granska varje artikel manuellt. Nyckeln ligger i att automatisera rutinmässiga beräkningar och beställningar, för att sedan använda undantagsbaserad planering och på så sätt styra personalen mot de artiklar, leverantörer och beslut som faktiskt kräver uppmärksamhet.
Det förändrar planerarens roll. Istället för att skapa order rad för rad, kontrollera kalkylblad och upprepade gånger granska produkter som presterar som förväntat, kan de istället fokusera på avvikelser.
För företag med växande produktsortiment kan den här förändringen utgöra skillnaden mellan att anställa fler medarbetare varje gång sortimentet utökas och att bygga upp en planeringsverksamhet som kan skalas upp.
Hur många SKU:er kan en lagerplanerare egentligen hantera?
Det finns inget generellt förhållande mellan antalet SKU:er och antalet planerare. Hur många SKU:er en planerare kan hantera beror på efterfrågans volatilitet, leverantörernas komplexitet, ledtider, produkters livscykler och, framför allt, i vilken utsträckning planeringsprocessen är automatiserad.
En planerare som främst arbetar med kalkylblad kan ha svårt att hantera en portfölj som en planerare som använder automatiserade, undantagsbaserade processer klarar av utan problem. Det viktiga måttet är därför inte enbart antalet SKU:er, utan hur mycket manuellt arbete varje SKU medför.
Ett sortiment som består av tusentals stabila och förutsägbara artiklar kan kräva mindre uppmärksamhet än ett betydligt mindre sortiment med säsongsbetonade, kampanjbaserade eller mycket volatila produkter. Leverantörernas ledtider, beställningsbegränsningar och kvaliteten på underliggande data påverkar också arbetsbelastningen.
En planerare som främst arbetar med kalkylblad måste lägga ner mycket tid på att samla in information, kontrollera lagerstatus, granska efterfrågan och bestämma vad som behöver beställas. I takt med att produktsortimentet växer ökar också arbetsbelastningen. Till slut blir det opraktiskt att granska varje SKU.
Som en referenspunkt på marknaden hanterar den nordiska skönhets- och livsstilsdistributören Sæther ett brett sortiment med över 16 000 SKU:er fördelade på mer än åtta varumärken per planeringsenhet. Denna siffra illustrerar den omfattning som moderna planeringsteam kan stå inför, snarare än ett effektivitetsresultat som uppnåtts med hjälp av AGR.
Innan Sæther ändrade sin planeringsmetod förlitade man sig i hög grad på kalkylblad och manuella processer, vilket gjorde planeringen tidskrävande och svår att skala upp.
Den viktiga förändringen handlar därför inte om att hitta ett magiskt förhållande mellan antalet SKU:er och antalet planerare. Det handlar om att förändra vad planeraren behöver göra för varje SKU.
I stället för:
Gå igenom allt → bestäm vad som behöver åtgärdas → beräkna en beställning → skapa beställningen
processen blir:
Systemet beräknar behoven → rutinbesluten automatiseras → planeraren granskar undantagen → planeraren ingriper där bedömning tillför mervärde
Detta är principen bakom undantagsbaserad lagerplanering.
Artiklar som utvecklas enligt plan behöver inte samma uppmärksamhet som en produkt som drabbas av en oväntad efterfrågeökning, leveransförsening eller risk för lagerbrist. Genom att ge planerarna ett sätt att skilja mellan de två kan ett mycket större sortiment hanteras utan att varje ytterligare SKU skapar ytterligare en manuell uppgift.
Utökning till över 10 000 SKU:er utan att öka personalstyrkan
Vital Pet Group hanterar cirka 10 000 SKU:er med ett lagerteam bestående av endast tre personer: en kategorichef, en inköpare och en kategoriassistent.
En inköpare hade ansvaret för hela produktsortimentet, så det var helt enkelt inte praktiskt möjligt att manuellt ägna varje artikel lika mycket uppmärksamhet.
Lösningen var inte att utöka teamet. Vital Pet införde AGR för att automatisera en större del av sin lageroptimering och beställningsprocess, särskilt när det gäller produkterna i den så kallade ”long tail”. Systemet genererar prognoser och stödjer schemalagda leverantörsbeställningar, samtidigt som teamet kan ingripa när ett undantag kräver mänskligt omdöme.
Samma team på tre personer hanterar nu sortimentet med 10 000 SKU:er utan att personalstyrkan har utökats. Produkttillgängligheten har också ökat från cirka 75 % till ungefär 95 %.
Teamet kan ägna mer tid åt högpresterande SKU:er och viktiga leverantörsrelationer istället för att behandla varje produkt som om den krävde lika mycket uppmärksamhet.
Samma verksamhetsmodell kan fungera även i mindre skala. Templespa har till exempel två huvudsakliga AGR-användare som hanterar upp till 2 500 artiklar.
Dessa företag verkar i olika storlekar, men principen är densamma: automatiserade beräkningar och orderförslag minskar det rutinmässiga arbetet kopplat till varje SKU, medan planerarna kan fokusera på undantagsfall.
Automatisering är inte värdefull enbart för att den gör en befintlig manuell uppgift snabbare. Den största fördelen är att den helt och hållet befriar planeraren från rutinmässiga beslut.
Ett företag behöver inte ha 10 000 produkter för att automatisering ska bli lönsam. När den tid som krävs för att granska artiklar, beräkna behov och upprätta inköpsorder börjar begränsa vad planerarna kan åstadkomma, finns det en möjlighet att automatisera rutinuppgifter och övergå till undantagsstyrning.
Eliminera manuellt arbete med inköpsorder
Att skapa inköpsorder är ett av de tydligaste sätten att minska den manuella arbetsbördan.
En manuell process kräver ofta att planerare eller inköpare går igenom rader i ett kalkylblad och kontrollerar aktuellt lager, historisk försäljning, utestående order, prognoser, ledtider och leverantörskrav innan de beslutar vad som ska köpas in.
Om man multiplicerar den här processen med hundratals eller tusentals SKU:er och dussintals leverantörer kan beställningsarbetet ta upp en stor del av arbetsveckan.
Automatiserad beställning förändrar den mekaniska delen av arbetsflödet. Istället för att skapa order granskar och godkänner planerarna systemgenererade orderförslag baserade på efterfrågan, aktuellt lager, lagerpolicyer och leverantörsbegränsningar.
Planeraren behåller kontrollen. Det som försvinner är en stor del av de repetitiva beräkningarna och den administrativa hanteringen kring beslutet.
Kundernas resultat visar på flera sätt hur detta kan leda till ökad planeringskapacitet.
Hugh Jordan sparade 10 timmar på att skapa inköpsorder genom att överge den tidigare manuella processen. Dessa timmar kan istället användas till att hantera fler produkter eller fokusera på planeringsuppgifter som kräver mänskligt omdöme.
Hos Muuto minskade en kategorichefs veckovisa beställningsarbete från cirka två timmar till ungefär 15 minuter.
Det handlar om mer än bara en snabbare orderhantering. När en sådan tidsbesparing upprepas varje vecka skapar den en betydande extra kapacitet under ett år.
Muuto använder dessutom AGR:s inköpsplan som leverantörsprognos, vilket ger leverantörerna en framåtblickande överblick över förväntade behov. Den information som genereras genom planeringsprocessen kan därför underlätta både samarbetet med leverantörerna och den interna inköpsverksamheten.
Kjell & Company bidrar med en annan typ av effektivitetsvinst. Deras leverantörsbeställningar har gått från att vara en daglig aktivitet till att ske två dagar i veckan.
Detta skiljer sig från att minska den tid som krävs för varje beställningsomgång. Istället har teamet minskat hur ofta rutinmässiga leverantörsbeställningar behöver hanteras.
Sammantaget visar dessa exempel på tre sätt som automatisering kan öka planeringskapaciteten: genom att minska det totala antalet timmar som läggs på att skapa inköpsorder, förkorta enskilda beställningsuppgifter och minska hur ofta rutinbeställningar behöver granskas.
Den gemensamma faktorn är att man tar bort den manuella, rad-för-rad-granskningen från arbetsflödet.
Den tid som frigörs kan användas till att:
- undersöka ovanliga förändringar i efterfrågan
- granska produkter som riskerar att ta slut
- granska överskottslager eller svårsålda varor
- samarbeta närmare med strategiska leverantörer
- planera kampanjer och säsongsmässig efterfrågan
- granska nya produkter med begränsad försäljningshistorik
- förbättra underlaget för prognoser
- hantera ett större sortiment utan att öka den administrativa arbetsbördan
Det är där automatiseringen börjar påverka planerarnas kapacitet, istället för att bara göra enskilda uppgifter snabbare.
Hur undantagsbaserad planering hjälper små team att skala upp
Undantagsbaserad planering är det som gör denna modell skalbar.
I stället för att fråga sig: ”Vad ska jag göra med varje SKU?”, kan planeraren fokusera på en mer meningsfull fråga: ”Vilka SKU:er behöver min uppmärksamhet idag?”
Tänk dig en planerare som ansvarar för 5 000 artiklar. Om 4 700 av dessa säljer i stort sett enligt förväntningarna och det redan finns tillräckligt med lager eller lämpliga påfyllningar planerade, ger det föga mervärde att granska samtliga 5 000. Planerarens expertis utnyttjas bättre på de återstående 300.
Undantag kan vara:
- efterfrågan som avviker avsevärt uppåt eller nedåt från prognosen
- potentiella framtida lagerbrist
- uppbyggnad av överskottslager
- ovanliga förändringar i försäljningen
- problem med leverantörernas ledtider
- nya artiklar utan tillräcklig försäljningshistorik
- efterfrågan till följd av kampanjer
- ändringar i säkerhetslagerkraven
- order som ligger utanför leverantörens normala begränsningar
Programvaran sköter repetitiva beräkningar för hela portföljen och lyfter fram avvikande situationer. Därefter är det människor som avgör vad dessa avvikelser innebär och hur man ska hantera dem.
Denna metod minskar också risken för att viktiga produkter eller frågor går förlorade i den enorma mängd poster som en planerare hanterar.
Hos Vital Pet hanterar AGR en stor del av den så kallade ”long tail”, så att teamet kan ägna mer uppmärksamhet åt de produkter och leverantörer som har störst inverkan på verksamheten.
Hos Sæther har övergången från en planering som i hög grad bygger på kalkylblad och är reaktiv till en mer strukturerad metod minskat det manuella arbetet och hjälpt teamet att fokusera på aktiviteter med större genomslagskraft, däribland prognoser för nya produkter.
Olika företag har olika produktportföljer, men principen är densamma: automatiseringen hanterar volymerna medan planerarna bidrar med sitt omdöme.
När bör du automatisera din lagerplanering?
Det finns inget specifikt antal SKU:er vid vilket varje företag bör byta från manuell planering till automatisering. En tydligare signal är om arbetsbelastningen som skapas av din nuvarande process börjar begränsa vad teamet kan åstadkomma.
Planerare lägger fem timmar eller mer per vecka på att skapa eller kontrollera kalkylblad för inköpsorder
Om en betydande del av arbetsveckan går åt till att samla in data, kopiera siffror, beräkna orderkvantiteter eller skapa inköpsorder, bör du fundera över hur stor del av det arbetet som verkligen kräver mänskligt omdöme.
Rutinmässiga beräkningar och återkommande beställningsbeslut är utmärkta kandidater för automatisering.
Antalet SKU:er ökar snabbare än antalet planerare
Ett växande sortiment är goda nyheter – tills varje ny SKU skapar ytterligare en manuell uppgift.
Om produktsortimentet har utökats avsevärt under de senaste 12 månaderna samtidigt som planeringsteamet har behållit samma storlek, bör ni utvärdera om den nuvarande processen realistiskt sett kan stödja nästa tillväxtfas.
Alternativet behöver inte automatiskt vara att anställa ytterligare personal. Det kan istället vara möjligt att minska den manuella arbetsinsatsen som krävs för varje SKU.
Lagerbrist och överlager uppstår samtidigt
Ett lager kan ha för mycket lager totalt sett och ändå sakna de produkter som kunderna faktiskt vill ha.
Om planerarna ständigt måste hantera brist på varor samtidigt som andra produkter hopar sig, kan problemet ligga i prioriteringen snarare än i den totala lagermängden.
Automatiserad prognostisering och lageroptimering kan hjälpa planerarna att skilja mellan artiklar som behöver mer lager, sådana som behöver mindre och sådana som kräver åtgärder.
Leverantörsbeställningarna granskas dagligen eftersom de måste
Att beställa ofta är inte nödvändigtvis ett problem. För vissa leverantörer eller produktgrupper är det faktiskt nödvändigt.
Ett varningssignal är när inköpare kontrollerar leverantörerna varje dag eftersom de annars inte litar på att nästa behov kommer att uppmärksammas.
Automatiserade orderförslag och schemalagda beställningar kan skapa en mer genomtänkt rytm samtidigt som undantag som kräver tidigare uppmärksamhet fortfarande flaggas. Kjell & Companys övergång från dagliga leverantörsbeställningar till beställningar två dagar i veckan visar hur detta kan se ut i praktiken.
Att anställa är det enda sättet du tror att teamet kan skala upp på
Att öka personalstyrkan kan ibland vara en lämplig investering. Men om man utgår från att en fördubbling av antalet SKU:er i slutändan måste innebära en fördubbling av planeringsteamet, är det värt att först granska processen.
Vital Pet Groups erfarenhet visar på ett alternativ. Deras lagerteam på tre personer hanterar cirka 10 000 SKU:er utan att öka personalstyrkan, eftersom en stor del av det rutinmässiga planeringsarbetet inte längre behöver skötas manuellt.
Sammanfattning av resultaten avseende teamets effektivitet
| Företag | Teamstorlek / roll | SKU / portföljens omfattning | Tid / effektivitetsresultat | Strategiska slutsatser |
|---|---|---|---|---|
| Vital Pet Group | Lagerteam bestående av tre personer | Cirka 10 000 SKU:er | Stort sortiment hanteras utan att personalstyrkan utökas | Genom att automatisera rutinmässig påfyllning kan ett litet team skala upp verksamheten samtidigt som man fokuserar på viktiga produkter och leverantörer |
| Templespa | Två huvudsakliga AGR-användare | Upp till 2 500 artiklar | Ett litet team hanterar en omfattande produktportfölj | Samma automatiseringsmodell kan stödja mindre produktportföljer och team |
| Hugh Jordan | Inköpsteamet | Brett produktsortiment | 10 timmars tidsbesparing vid skapande av inköpsorder | Genom att eliminera manuellt arbete med inköpsorder frigörs kapacitet för mer värdeskapande aktiviteter |
| Muuto | Kategorichefer | Bredt sortiment av designprodukter | En kategorichefs veckovisa beställningsarbete minskade från cirka två timmar till 15 minuter | Genom att automatisera orderberäkningarna frigörs återkommande planeringskapacitet |
| Kjell & Company | Inköpsteamet | Detaljhandelsportfölj med flera leverantörer | Leverantörsbeställningarna har gått från dagliga till två gånger i veckan | Automatisering kan minska hur ofta rutinmässiga leverantörsbeställningar behöver hanteras |
| Sæther | Teamet för planering av leveranskedjan | Över 16 000 SKU:er fördelade på över 8 varumärken per planeringsenhet | Minskat beroende av manuell planering och större fokus på arbete med stor genomslagskraft | Stora produktportföljer blir lättare att hantera när teamen går från planering med omfattande användning av kalkylblad till strukturerade processer med fokus på avvikelser |
Dessa företag bedriver olika typer av verksamhet och arbetar i olika planeringsmiljöer, så siffrorna bör inte betraktas som allmängiltiga riktmärken.
Vad de visar är en gemensam verksamhetsmodell: att minska det manuella arbetet kopplat till varje SKU så att tillväxten i sortimentet inte automatiskt kräver en proportionell ökning av planeringsarbetet.
Modernisera ditt inköpsflöde
Att gå från manuella inköp till automatiserad, undantagsbaserad inköpsplanering kräver inte att allt automatiseras på en gång.
En fokuserad övergång kan hjälpa ditt team att bygga upp förtroendet för processen samtidigt som effekten mäts.
- Gör en kartläggning av er nuvarande manuella arbetsbelastning. Mät hur många timmar teamet lägger varje vecka på att kontrollera kalkylblad, beräkna behov, skapa beställningar och granska leverantörer.
- Identifiera de största källorna till repetitivt arbete. Leta efter leverantörer med stora volymer, kategorier med många rutinbeställningar eller SKU-grupper som tar mycket tid trots att de kräver lite bedömning.
- Börja med automatiserade orderförslag. Testa automatiseringen med en leverantör, kategori eller produktgrupp. Låt systemet beräkna föreslagna order medan planerarna behåller godkännande och kontroll.
- Definiera de undantag som kräver uppmärksamhet. Bestäm vilka förändringar i efterfrågan, lagerrisker, leverantörsproblem eller ordervärden som ska utlösa en manuell granskning.
- Mät resultatet. Följ upp den tid som krävs för att skapa order, lagertillgängligheten och antalet manuella ingrepp.
- Utöka gradvis. När teamet har fått förtroende för processen kan du utvidga automatiseringen till ytterligare leverantörer, kategorier eller platser.
AGR:s programvara för automatiserad beställning stöder denna modell genom att omvandla prognoser och lagerbehov till beställningsförslag, samtidigt som planerarna kan justera dem när omständigheterna så kräver. AGR är utformat för att hantera verksamheter med mellan 500 och 50 000 SKU:er.
Beställningar utgör endast den senare delen av processen. En tillförlitlig automatisering bygger också på att man förstår den framtida efterfrågan. Vår guide till efterfrågeplanering och prognoser förklarar hur prognoser ger den tidigare information som behövs för att fatta bättre beslut om lager och inköp.
Målet är inte att ta bort planerarna från lagerbesluten. Det handlar om att sluta använda deras tid till beräkningar och rutinmässiga kontroller som programvaran kan utföra kontinuerligt.
Detta ger teamet mer kapacitet för beslut där erfarenhet, affärskunskap och mänskligt omdöme spelar en viktig roll.
Boka en demonstration för att se hur AGR kan hjälpa ditt team att hantera ett växande sortiment utan att den manuella arbetsbelastningen ökar.
