Små planleggingsteam kan håndtere tusenvis av SKU-er når planleggerne ikke lenger trenger å gå gjennom hver enkelt vare manuelt. Nøkkelen ligger i å automatisere rutinemessige beregninger og bestillinger, for deretter å bruke unntaksbasert planlegging til å lede medarbeiderne mot de varene, leverandørene og beslutningene som faktisk krever oppmerksomhet.
Dette endrer planleggerens rolle. I stedet for å opprette ordrer linje for linje, sjekke regneark og gjentatte ganger gå gjennom produkter som presterer som forventet, kan de konsentrere seg om unntakene.
For bedrifter med et voksende produktsortiment kan denne endringen utgjøre forskjellen mellom å ansette flere hver gang katalogen utvides og å bygge opp en planleggingsavdeling som kan skaleres.
Hvor mange SKU-er kan en lagerplanlegger egentlig håndtere?
Det finnes ikke noe universelt forhold mellom antall SKU-er og antall planleggere. Antallet SKU-er en planlegger kan håndtere, avhenger av svingninger i etterspørselen, kompleksiteten hos leverandørene, leveringstider, produktets livssyklus og – ikke minst – i hvilken grad planleggingsprosessen er automatisert.
En planlegger som hovedsakelig arbeider med regneark, kan ha problemer med en portefølje som en planlegger som bruker automatiserte, unntaksbaserte prosesser, kan håndtere uten problemer. Det avgjørende er derfor ikke bare antall SKU-er, men hvor mye manuelt arbeid hver enkelt SKU medfører.
En portefølje som består av tusenvis av stabile, forutsigbare varer, kan kreve mindre oppmerksomhet enn en mye mindre portefølje med sesongbaserte, kampanjeprodukter eller svært ustabile produkter. Leverandørenes leveringstider, bestillingsbegrensninger og kvaliteten på de underliggende dataene påvirker også arbeidsbelastningen.
En planlegger som hovedsakelig arbeider med regneark, må bruke mye tid på å samle inn informasjon, sjekke lagerbeholdningen, vurdere etterspørselen og bestemme hva som må bestilles. Etter hvert som produktsortimentet utvides, øker også arbeidsbelastningen. Til slutt blir det upraktisk å gå gjennom hver enkelt SKU.
Som et referansepunkt i markedet forvalter den nordiske skjønnhets- og livsstilsdistributøren Sæther en bred portefølje på over 16 000 SKU-er fordelt på mer enn åtte merker per planleggingsenhet. Dette tallet illustrerer omfanget moderne planleggingsteam kan stå overfor, snarere enn et effektivitetsresultat oppnådd ved hjelp av AGR.
Før Sæther endret sin planleggingsmetode, var selskapet i stor grad avhengig av regneark og manuelle prosesser, noe som gjorde planleggingen tidkrevende og vanskelig å skalere.
Den viktige endringen handler derfor ikke om å finne et magisk forhold mellom antall SKU-er og planleggere. Det handler om å endre hva planleggeren må gjøre for hver enkelt SKU.
I stedet for:
Gå gjennom alt → avgjør hva som krever oppmerksomhet → beregne en ordre → opprette ordren
prosessen blir:
Systemet beregner behov → rutinemessige beslutninger automatiseres → planleggeren gjennomgår unntak → planleggeren griper inn der skjønn gir merverdi
Dette er prinsippet bak unntaksbasert lagerplanlegging.
Varer som oppfører seg i henhold til planen, trenger ikke samme oppmerksomhet som et produkt som opplever en uventet etterspørselsøkning, forsinkelse fra leverandøren eller potensiell utsolgt-situasjon. Ved å gi planleggere en måte å skille mellom de to på, kan en mye større portefølje forvaltes uten at hver ekstra SKU skaper en ny manuell oppgave.
Utvidelse til over 10 000 SKU-er uten å øke antall ansatte
Vital Pet Group administrerer omtrent 10 000 SKU-er med et lageteam på bare tre personer: en kategoridirektør, en innkjøper og en kategoriassistent.
Én innkjøper hadde ansvaret for hele produktsortimentet, så det var rett og slett ikke praktisk å gi hver enkelt vare like mye oppmerksomhet manuelt.
Løsningen var ikke å utvide teamet. Vital Pet tok i bruk AGR for å automatisere en større del av lageroptimaliseringen og bestillingsprosessen, særlig når det gjelder produktene i den lange halen. Systemet genererer prognoser og støtter planlagte leverandørbestillinger, mens teamet kan gripe inn der unntak krever menneskelig skjønn.
Det samme teamet på tre personer administrerer nå porteføljen på 10 000 SKU-er uten å øke antall ansatte. Produkttilgjengeligheten har også økt fra rundt 75 % til omtrent 95 %.
Teamet kan bruke mer tid på SKU-er med høy ytelse og viktige leverandørforhold, i stedet for å behandle hvert produkt som om det krever like mye oppmerksomhet.
Den samme driftsmodellen kan fungere i mindre skala. Templespa har for eksempel to hovedbrukere av AGR som administrerer opptil 2 500 varenumre.
Disse virksomhetene opererer i ulik skala, men prinsippet er det samme: automatiserte beregninger og ordreforslag reduserer rutinearbeidet knyttet til hver enkelt SKU, mens planleggerne kan konsentrere seg om unntakssituasjoner.
Automatisering er ikke verdifull bare fordi den gjør en eksisterende manuell oppgave raskere. Den største fordelen er at den fjerner rutinemessige beslutninger helt fra planleggerens arbeidsbelastning.
En bedrift trenger ikke 10 000 produkter før automatisering blir lønnsomt. Når tiden det tar å gjennomgå varer, beregne behov og opprette innkjøpsordrer begynner å begrense hva planleggerne kan få til, er det mulig å automatisere rutinearbeidet og styre etter unntak.
Eliminere manuelt arbeid med innkjøpsordrer
Opprettelse av innkjøpsordrer er en av de tydeligste mulighetene for å redusere den manuelle arbeidsbelastningen.
En manuell prosess krever ofte at planleggere eller innkjøpere må gå gjennom rader i et regneark og sjekke nåværende lagerbeholdning, historisk salg, utestående ordrer, prognoser, leveringstider og leverandørkrav før de bestemmer seg for hva de skal kjøpe.
Ganger man denne prosessen med hundrevis eller tusenvis av varenumre og dusinvis av leverandører, kan bestillingsarbeidet ta opp en stor del av arbeidsuken.
Automatisert bestilling endrer den mekaniske delen av denne arbeidsflyten. I stedet for å opprette bestillinger, gjennomgår og godkjenner planleggerne systemgenererte bestillingsforslag basert på etterspørsel, gjeldende lagerbeholdning, lagerretningslinjer og leverandørbegrensninger.
Planleggeren beholder kontrollen. Det som forsvinner, er mye av den repetitive beregningen og administrasjonen rundt beslutningen.
Kunderesultater viser flere måter dette kan føre til økt planleggingskapasitet på.
Hugh Jordan sparte 10 timer på å opprette innkjøpsordrer ved å gå bort fra den tidligere manuelle prosessen. Disse timene kan i stedet brukes til å administrere flere produkter eller til å fokusere på planleggingsoppgaver som krever menneskelig skjønn.
Hos Muuto ble den ukentlige bestillingsarbeidet til en kategorileder redusert fra rundt to timer til omtrent 15 minutter.
Dette er mer enn bare en raskere ordrebehandling. Når en reduksjon av denne størrelsen gjentas hver uke, skaper det betydelig ekstra kapasitet i løpet av et år.
Muuto bruker også AGRs innkjøpsplan som en leverandørprognose, noe som gir leverandørene forhåndsinformasjon om forventet behov. Informasjonen som genereres gjennom planleggingsprosessen kan dermed støtte både samarbeidet med leverandørene og det interne innkjøpet.
Kjell & Company oppnår en annen type effektivitetsgevinst. Bestillingene til leverandørene gikk fra å være en daglig aktivitet til å skje to dager i uken.
Dette er noe annet enn å redusere tiden som kreves for hver bestillingsrunde. I stedet har teamet redusert hvor ofte rutinemessige leverandørbestillinger krever oppmerksomhet.
Til sammen viser disse eksemplene tre måter automatisering kan øke planleggingskapasiteten på: ved å redusere det totale antallet timer som brukes på å opprette innkjøpsordrer, ved å forkorte de enkelte bestillingsoppgavene og ved å redusere hvor ofte rutinemessige bestillinger må gjennomgås.
Det felles trekket er at man fjerner manuell, linje-for-linje-gjennomgang fra arbeidsflyten.
Tiden man sparer kan brukes til å:
- undersøke uvanlige endringer i etterspørselen
- gjennomgå produkter med risiko for utsolgte varer
- undersøke overskuddslager eller varer med lav omsetning
- samarbeide tettere med strategiske leverandører
- planlegge kampanjer og sesongmessig etterspørsel
- vurdere nye produkter med begrenset salgshistorikk
- forbedre prognosedataene
- forvalte en større portefølje uten å øke den administrative arbeidsbelastningen
Det er her automatiseringen begynner å påvirke planleggerens kapasitet, i stedet for bare å gjøre enkeltoppgaver raskere.
Hvordan unntaksbasert planlegging hjelper små team med å skalere
Unntaksbasert planlegging er det som gjør denne modellen skalerbar.
I stedet for å spørre: «Hva skal jeg gjøre med hver enkelt SKU?», kan planleggeren fokusere på et mer nyttig spørsmål: «Hvilke SKU-er trenger min oppmerksomhet i dag?»
Tenk deg en planlegger som har ansvar for 5 000 varer. Hvis 4 700 av dem selger stort sett i tråd med forventningene og det allerede er tilstrekkelig lagerbeholdning eller passende påfyll planlagt, gir det liten merverdi å gå gjennom alle 5 000. Planleggerens kompetanse utnyttes bedre på de resterende 300.
Unntak kan være:
- etterspørselen som ligger betydelig over eller under prognosen
- potensielle fremtidige lagerbrudd
- oppbygging av overskuddslager
- Uvanlige endringer i salget
- problemer med leveringstid fra leverandører
- nye varer uten tilstrekkelig historikk
- kampanjeetterspørsel
- endringer i krav til sikkerhetslager
- ordrer som faller utenfor leverandørens normale begrensninger
Programvaren håndterer gjentakende beregninger på tvers av porteføljen og avdekker uvanlige situasjoner. Deretter er det menneskene som avgjør hva disse unntakene betyr og hva som skal gjøres med dem.
Denne tilnærmingen reduserer også risikoen for at viktige produkter eller problemstillinger går tapt i den enorme mengden elementer en planlegger håndterer.
Hos Vital Pet håndterer AGR mye av «long tail», slik at teamet kan vie mer oppmerksomhet til de produktene og leverandørene som har størst innvirkning på virksomheten.
Hos Sæther har overgangen fra en reaktiv planlegging med stor bruk av regneark til en mer strukturert tilnærming redusert det manuelle arbeidet og hjulpet teamet med å fokusere på aktiviteter med større innvirkning, blant annet prognoser for nye produkter.
Ulike virksomheter har ulike porteføljer, men prinsippet er det samme: automatiseringen håndterer volumet, mens planleggerne bidrar med skjønn.
Når bør du automatisere lagerplanleggingen?
Det finnes ikke et bestemt antall SKU-er som angir når alle selskaper bør gå over fra manuell planlegging til automatisering. Et tydeligere signal er om arbeidsbelastningen som den nåværende prosessen medfører, begynner å begrense hva teamet kan oppnå.
Planleggere bruker fem eller flere timer i uken på å lage eller sjekke regneark for innkjøpsordrer
Hvis en betydelig del av arbeidsuken går med til å samle inn data, kopiere tall, beregne bestillingsmengder eller opprette innkjøpsordrer, bør du vurdere hvor mye av dette arbeidet som virkelig krever menneskelig skjønn.
Rutinemessige beregninger og gjentakende bestillingsbeslutninger er gode kandidater for automatisering.
Veksten i antall SKU-er overstiger antallet planleggere
Et voksende sortiment er gode nyheter – inntil hver nye SKU skaper enda en manuell oppgave.
Hvis produktsortimentet har utvidet seg betydelig de siste 12 månedene, mens planleggingsteamet har holdt seg på samme størrelse, bør du vurdere om den nåværende prosessen realistisk sett kan støtte den neste vekstfasen.
Alternativet trenger ikke nødvendigvis å være å ansette en ny medarbeider. Det kan i stedet være mulig å redusere mengden manuelt arbeid som kreves for hver SKU.
Lagerbrist og overlagring oppstår samtidig
Et lager kan ha for mye varelager totalt sett og likevel mangle de produktene kundene faktisk ønsker.
Hvis planleggerne hele tiden må slukke branner på grunn av varemangel, mens andre produkter hoper seg opp, kan problemet ligge i prioriteringen snarere enn i den totale lagerbeholdningen.
Automatisert prognosering og lageroptimalisering kan hjelpe planleggere med å skille mellom varer som trenger mer lagerbeholdning, varer som trenger mindre og varer som krever inngrep.
Leverandørbestillinger gjennomgås daglig fordi de må
Hyppige bestillinger er ikke nødvendigvis et problem. Noen leverandører eller produktgrupper har faktisk behov for det.
Et faresignal er når innkjøpere må sjekke leverandørene hver dag fordi de ellers ikke stoler på at neste behov blir oppdaget i tide.
Automatiserte bestillingsforslag og planlagte bestillinger kan skape en mer gjennomtenkt rytme, samtidig som unntak som krever raskere oppmerksomhet fortsatt blir markert. Kjell & Companys overgang fra daglige bestillinger hos leverandører til bestillinger to dager i uken viser hvordan dette kan se ut i praksis.
Ansettelser er den eneste måten du tror teamet kan skaleres på
Å øke antall ansatte kan noen ganger være den riktige investeringen. Men hvis man går ut fra at en dobling av antall SKU-er nødvendigvis må føre til en dobling av planleggingsteamet, er det verdt å se nærmere på prosessen først.
Vital Pet Groups erfaring viser at det finnes et alternativ. Deres lagerteam på tre personer håndterer omtrent 10 000 SKU-er uten å øke antall ansatte, fordi mye av den rutinemessige planleggingsarbeidet ikke lenger må gjøres manuelt.
Oppsummering av resultatene for teamets effektivitet
| Bedrift | Teamstørrelse / rolle | SKU / porteføljeomfang | Tid / effektivitetsresultat | Strategisk lærdom |
|---|---|---|---|---|
| Vital Pet Group | Et lag på tre personer som jobber med varelageret | Ca. 10 000 varenumre | Stort sortiment forvaltet uten å øke antall ansatte | Automatisering av rutinemessig påfylling gjør det mulig for et slankt team å skalere opp samtidig som det fokuserer på viktige produkter og leverandører |
| Templespa | To hovedbrukere av AGR | Opptil 2 500 varer | Et lite team forvalter en omfattende produktportefølje | Den samme automatiseringsmodellen kan støtte mindre porteføljer og team |
| Hugh Jordan | Innkjøpsavdelingen | Bredt produktsortiment | 10 timer spart på å opprette innkjøpsordrer | Ved å fjerne manuelt arbeid knyttet til innkjøpsordrer frigjøres kapasitet til aktiviteter med høyere verdi |
| Muuto | Kategoriledere | Bredt utvalg av designprodukter | En kategorilederes ukentlige bestillingsarbeid ble redusert fra rundt to timer til 15 minutter | Automatisering av ordreberegninger frigjør kapasitet til gjentakende planlegging |
| Kjell & Co. | Innkjøpsavdelingen | Detaljhandelsportefølje med flere leverandører | Bestillinger fra leverandører ble endret fra daglig til to dager i uken | Automatisering kan redusere hvor ofte rutinemessige leverandørbestillinger krever oppfølging |
| Sæther | Team for planlegging av forsyningskjeden | Over 16 000 SKU-er fordelt på over 8 merker per planleggingsenhet | Mindre avhengighet av manuell planlegging og større fokus på oppgaver med stor innvirkning | Store porteføljer blir lettere å håndtere når teamene går fra regnearkbasert planlegging til strukturerte, unntaksfokuserte prosesser |
Disse selskapene driver ulike virksomheter og opererer i ulike planleggingsmiljøer, så tallene bør ikke betraktes som universelle referanseverdier.
Det de viser, er en felles driftsmodell: å redusere det manuelle arbeidet knyttet til hver enkelt SKU, slik at vekst i porteføljen ikke automatisk medfører en tilsvarende økning i planleggingsarbeidet.
Moderniser innkjøpsarbeidsflyten
Overgangen fra manuell innkjøpsprosess til automatisert, unntaksbasert planlegging krever ikke at alt automatiseres på en gang.
En målrettet overgang kan hjelpe teamet ditt med å bygge tillit til prosessen samtidig som dere måler effekten.
- Gjør en gjennomgang av den nåværende manuelle arbeidsbelastningen. Mål hvor mange timer teamet bruker hver uke på å sjekke regneark, beregne behov, opprette bestillinger og vurdere leverandører.
- Identifiser de største kildene til repeterende arbeid. Se etter leverandører med store volumer, kategorier med mange rutinemessige bestillinger eller SKU-grupper som tar mye tid, selv om de krever lite skjønn.
- Start med automatiserte ordreforslag. Gjennomfør et pilotprosjekt med automatisering for én leverandør, kategori eller produktgruppe. La systemet beregne forslag til ordrer, mens planleggerne beholder godkjennings- og kontrollansvaret.
- Definer unntakene som krever oppmerksomhet. Bestem hvilke endringer i etterspørselen, lagerrisikoer, leverandørproblemer eller ordreverdier som skal utløse manuell gjennomgang.
- Mål resultatet. Følg med på tiden det tar å opprette ordrer, lagerbeholdningen og antall manuelle inngrep.
- Utvid gradvis. Når teamet har tillit til prosessen, kan du utvide automatiseringen til flere leverandører, kategorier eller lokasjoner.
AGRs programvare for automatisert bestilling støtter denne modellen ved å omdanne prognoser og lagerbehov til forslag til bestillinger, samtidig som planleggerne kan justere dem når omstendighetene tilsier det. AGR er utviklet for å støtte virksomheter med mellom 500 og 50 000 SKU-er.
Bestilling er bare den siste delen av prosessen. Pålitelig automatisering avhenger også av forståelse av fremtidig etterspørsel. Vår veiledning om etterspørselsplanlegging og prognoser forklarer hvordan prognoser gir den nødvendige informasjonen på et tidligere stadium for å kunne ta bedre beslutninger om lagerbeholdning og innkjøp.
Målet er ikke å fjerne planleggerne fra beslutninger om lagerbeholdningen. Det er å slutte å bruke tiden deres på beregninger og rutinemessige kontroller som programvaren kan utføre kontinuerlig.
Dette gir teamet mer kapasitet til å ta beslutninger der erfaring, forretningskunnskap og menneskelig skjønn er avgjørende.
Bestill en demonstrasjon for å se hvordan AGR kan hjelpe teamet ditt med å håndtere et voksende SKU-sortiment uten at den manuelle arbeidsbelastningen øker.
