Hva er en restordre? Definisjon, årsaker og håndtering

En restordre er en bestilling av et produkt som ikke kan leveres umiddelbart fordi det ikke er nok varer på lager, men som virksomheten forventer å kunne levere når lageret er fylt opp igjen. I motsetning til et produkt som er utsolgt og ikke kan kjøpes, forblir en vare med restordre tilgjengelig for kunder å bestille.

Tenk deg at en kunde finner produktet hun ønsker, legger det i handlekurven og går til kassen. Produktet er for øyeblikket ikke på lager, men i stedet for å miste salget, godtar forhandleren bestillingen og sender den så snart det kommer inn nytt lager. Det kalles en restordre.

Restordrer kan hjelpe detaljhandlere, grossister og produsenter med å opprettholde salget under midlertidige lagermangler. De kan også være en bevisst lagerstrategi, særlig der det å holde store mengder dyre eller uforutsigbare produkter på lager ville binde opp unødvendig kapital.

Det viktige skillet er at virksomheten er klar over at varen for øyeblikket ikke er tilgjengelig, og godtar kjøpet i forventning om at det kommer inn mer varer. Når varene ankommer, kan de utestående bestillingene behandles.

Enkelte leveringsforsinkelser er ikke nødvendigvis et tegn på dårlig lageroptimalisering. Vedvarende eller uventede leveringsforsinkelser er mer bekymringsfulle, fordi de kan tyde på at etterspørsel, lagerbeholdning og tilbud ikke er riktig avstemt.

Å forstå hvorfor restordrer oppstår, og håndtere dem effektivt, hjelper deg med å opprettholde god kundeservice samtidig som du holder lagerbeholdningen under kontroll.

Hva er en vare på restordre?

En vare på restordre er et produkt som midlertidig ikke er tilgjengelig for umiddelbar levering, men som fortsatt er tilgjengelig for kunder å kjøpe.

Tenk deg for eksempel at en grossist normalt selger 500 enheter av et bestemt produkt hver måned. En plutselig økning i bestillingene tømmer det gjenværende lageret før neste leveranse fra leverandøren ankommer.

Hvis ytterligere 100 kunder legger inn bestillinger i løpet av denne perioden, blir disse bestillingene restordrer. Grossisten oppfyller dem når neste leveranse ankommer.

Selve produktet er ikke tatt ut av sortimentet. Det er fortsatt etterspørsel, grossisten har tenkt å fylle opp lageret igjen, og kundene kan fortsette å bestille det. Problemet er midlertidig tilgjengelighet.

Restordre vs. utsolgt: hva er forskjellen?

Både restordrer og utsolgte produkter er utilgjengelige for umiddelbar levering, men de er ikke helt det samme.

Den viktigste forskjellen er om kunden fortsatt kan kjøpe produktet.

Dette skillet er viktig både for lagerplanlegging og for kundeopplevelsen.

En restordre bevarer etterspørselssignalet fordi kunden fullfører kjøpet. En vare som er utsolgt kan føre til tapte salg som er vanskeligere å måle. Hvis en kunde går sin vei og kjøper fra en konkurrent, vises transaksjonen aldri i salgshistorikken din.

Hvordan fungerer restordrer?

En restordre opprettes når en bedrift aksepterer en ordre som den for øyeblikket ikke har nok lagerbeholdning til å oppfylle. Deretter må ordren forbli synlig og koblet til innkommende varer, slik at den kan oppfylles så snart varen blir tilgjengelig på lager.

Dette gjør håndteringen av restordrer til mer enn bare å vente på neste leveranse. Bedrifter må sette realistiske forventninger, ha oversikt over hvor mye av det innkommende varelageret som allerede er reservert, og holde kundene informert dersom leveringsdatoene endres.

Den nøyaktige prosessen varierer fra bedrift til bedrift, men en typisk restordre følger fire trinn.

Bestilling

Kunden bestiller et produkt selv om det foreløpig ikke er tilgjengelig.

Tydelig informasjon er viktig her. Kundene bør vite før de fullfører kjøpet at varen er på restordre og, der det er mulig, når den forventes å bli tilgjengelig.

Dette gjør at kunden kan ta et informert valg om hvorvidt de er villige til å vente eller foretrekker et alternativt produkt.

Behandling av betaling

Betalingsvilkårene varierer.

Noen bedrifter tar betaling når kunden legger inn bestillingen. Andre godkjenner betalingen og belaster kunden først når produktet sendes.

Bedrifter trenger en klar policy som er i samsvar med de kravene til betaling, forbrukerbeskyttelse og e-handel som gjelder for dem.

Kommunikasjon

Kunden får oppgitt en forventet leveringsdato og blir informert dersom noe endres.

Denne fasen kan utgjøre forskjellen mellom en håndterbar forsinkelse og en dårlig kundeopplevelse. Hvis en leverandør utsettes leveringsdatoen med to uker, bør ikke kundene først oppdage dette etter at den forventede leveransen uteblir.

Nøyaktig informasjon fra leverandøren er derfor viktig, ikke bare for lagerplanlegging, men også for å skape pålitelige forventninger hos kundene.

Oppfyllelse

Nytt lager ankommer og fordeles på utestående ordrer.

Lageret plukker, pakker og sender produktene, og fullfører restordrene før gjenværende lagerbeholdning blir tilgjengelig for normal ordreoppfyllelse.

Når volumet av restordrer er høyt, blir tildelingen særlig viktig. Innkommende varer kan allerede være reservert til kunder før de når lageret. Bedrifter trenger derfor oversikt over både den fysiske lagerbeholdningen og utestående etterspørsel når de skal avgjøre hvilke varer som faktisk er tilgjengelige for salg.

Hvorfor oppstår restordrer? Vanlige årsaker

Restordrer oppstår når kundebehovet overstiger den tilgjengelige varelageret for umiddelbar ordreoppfyllelse. Noen ganger er årsaken en uventet endring i etterspørselen. I andre tilfeller ligger problemet på tilbudssiden eller skyldes måten varelageret er planlagt på.

Det er viktig å forstå den underliggende årsaken, fordi ulike problemer krever ulike tiltak.

Uventede etterspørselstopper

Etterspørselen følger sjelden en helt forutsigbar kurve.

Kampanjer, sesongvariasjoner, vær, trender eller uventet kundeatferd kan føre til at salget stiger mye raskere enn forventet. Selv et produkt med tilsynelatende god lagerbeholdning kan raskt gå i restordre hvis salget plutselig tar fart.

Svingninger i etterspørselen kan også spre seg oppover i forsyningskjeden. Små endringer i kundenes etterspørsel kan føre til stadig større svingninger i ordrene som legges inn hos distributører, produsenter og leverandører. Dette fenomenet kalles «bullwhip-effekten».

Bedre prognoser eliminerer ikke usikkerheten, men de hjelper bedrifter med å gjenkjenne mønstre og tilpasse lagerbeholdningen til sannsynlige endringer.

Forsinkelser i forsyningskjeden

Noen ganger oppfører etterspørselen seg akkurat som forventet, men varene ankommer ikke når forventet.

Produksjonsproblemer, forsinkelser i frakten og endringer i leverandørens ytelse kan forlenge leveringstidene. Hvis lagerplanen din forutsetter en leveringstid på fire uker, og leverandøren plutselig bruker seks uker, kan du tømme eksisterende lager før påfyllingen ankommer.

Problemet blir verre når bedrifter ikke har god oversikt over endringer i leverandørens ytelse.

En leverandør kan oppleve en produksjonsforsinkelse uten umiddelbart å bekrefte en revidert leveringstid. Planleggerne oppdager da problemet først når den forventede innkommende leveransen uteblir.

Å overvåke faktiske leveringstider og justere lagerplanene deretter hjelper bedrifter med å forberede seg på disse endringene, i stedet for å stole på antakelser fra leverandører som kanskje ikke lenger gjenspeiler virkeligheten.

Mangelfull lagerplanlegging

Restordrer kan også skyldes måten lageret planlegges og etterfylles på.

Utilstrekkelig sikkerhetslager, unøyaktige prognoser, dårlig konfigurerte påfyllingspunkter og ineffektiv bestilling kan alle føre til at bedrifter ikke har nok lager til å dekke etterspørselen mellom påfyllingssykluser.

Løsningen er ikke bare å ha mer lager.

For store lagerbeholdninger øker lagerkostnadene og binder opp arbeidskapital. Målet er å opprettholde et lager som er stort nok til å oppnå det nødvendige servicenivået, uten å skape unødvendige overskudd.

Dette krever prognoser, sikkerhetslager og påfyllingsparametere som gjenspeiler hvordan de enkelte produktene faktisk oppfører seg.

Virkningen av restordrer på bedriftens resultater

En enkelt restordre er ikke nødvendigvis et problem. Mønsteret bak restordrene dine er viktigere.

Hyppige restordrer kan påvirke omsetningen, kundeforholdene og driftseffektiviteten. De kan også gi nyttig informasjon om hvor det er behov for å justere lagerstrategien.

Lavere servicenivå

Produkttilgjengelighet er en grunnleggende del av kundeservicen.

Når servicenivået synker, opplever flere kunder at produkter ikke kan leveres umiddelbart. Dette fører til restordrer og potensielt tapte salg.

Kunder kan tolerere en og annen forsinkelse, særlig når du kommuniserer dette tydelig. Gjentatte forsinkelser er vanskeligere å akseptere.

Tapt salg og kundelojalitet

En restordre gir deg i det minste en mulighet til å beholde salget. Det garanterer ikke at kunden vil vente.

Lange eller usikre leveringstider kan føre til avbestillinger. Kunder kan også velge konkurrenter som kan tilby umiddelbar tilgjengelighet.

Konsekvensene kan derfor strekke seg utover den opprinnelige transaksjonen. Gjentatte tilgjengelighetsproblemer kan svekke tilliten og gjøre det mindre sannsynlig at kundene kommer tilbake.

Mer driftsarbeid

Restordrer medfører ekstra prosesser.

Teamene må kanskje spore utestående bestillinger, fordele innkommende varer, informere om endrede leveringsdatoer, svare på henvendelser fra kunder og prioritere ordreoppfyllelse.

Når disse prosessene er avhengige av regneark og manuelle oppdateringer, øker arbeidsbelastningen raskt. Planleggere kan bruke mye tid på å håndtere mangler i stedet for å analysere lagerbeholdningen og ta fremtidsrettede beslutninger.

Et varselsignal om dypere lagerproblemer

En av de mest nyttige måtene å se på restordrer på, er som et signal om lagerstatus.

Hyppige restordrer til tross for høye samlede lagernivåer kan tyde på dypere ustabilitet i prognosene eller koordineringen av forsyningskjeden.

Du kan ha rikelig med lager totalt sett, men ikke de produktene kundene faktisk ønsker.

Derfor er det ikke nok å måle lagerværdien alene. Bedrifter trenger oversikt på SKU-nivå for å forstå hvor de har overskuddslager og hvor de gjentatte ganger opplever mangler.

Restordrer kan noen ganger være strategiske

Restordrer er ikke alltid noe man bør eliminere helt.

En bedrift som lanserer et nytt produkt, kan for eksempel bevisst akseptere noen restordrer mens den kartlegger etterspørselen, i stedet for å binde opp betydelig kapital i lager før den vet hvordan produktet vil slå an. Dette kan bidra til å teste etterspørselen samtidig som man begrenser den opprinnelige lagerrisikoen.

Bedrifter kan ha en lignende tilnærming til dyre eller svært spesialiserte produkter der det ville være økonomisk ineffektivt å opprettholde et lager som er stort nok til å garantere umiddelbar tilgjengelighet.

Forskjellen ligger i kontrollen.

En planlagt strategi for restordrer er noe helt annet enn å stadig skuffe kundene fordi innkjøpsbeslutningene ikke holder tritt med etterspørselen.

Hvordan håndtere og redusere restordrer

Håndtering av restordrer har to mål: å håndtere eksisterende ordrer effektivt og redusere unødvendige restordrer i fremtiden.

Det krever at bedrifter ser utover selve restordren. Kommunikasjon med kundene bidrar til å håndtere den umiddelbare situasjonen, mens bedre prognoser, lagerpolitikk og beslutninger om påfylling tar tak i årsakene.

Kommuniser tydelig med kundene

Begynn med kunden.

Vis at en vare er utsolgt før kjøpet, og gi den mest realistiske leveringsestimaten som er tilgjengelig. Oppdater kundene raskt når estimaten endres.

Unngå å love leveringsdatoer du ikke med sikkerhet kan overholde. Et realistisk anslag på seks uker er mer nyttig enn å love tre uker og deretter stadig utsette bestillingen.

Forbedre etterspørselsprognosene

Prognoser hjelper deg med å forutse hvor mye lager du sannsynligvis vil trenge og når du vil trenge det.

Start med rensede salgsdata. Ekstremverdier, avbestillinger og restordrer kan forvrenge historiske mønstre hvis de håndteres feil, noe som fører til dårlige etterspørselsprognoser.

Effektiv etterspørselsprognosering kombinerer relevante historiske data med prognosemetoder som er tilpasset individuelle etterspørselsmønstre.

I stedet for å behandle alle varenumre på samme måte, kan bedrifter ta hensyn til forskjeller i sesongvariasjoner, volatilitet, trender og produktlivssykluser. Prognosene bør også revideres etter hvert som ny informasjon om etterspørselen blir tilgjengelig, i stedet for å bli behandlet som statiske planer.

Optimaliser sikkerhetslageret

Sikkerhetslageret fungerer som en buffer mot usikkerhet.

Utfordringen er å finne det rette nivået. For lite sikkerhetslager øker risikoen for mangler og restordrer. For mye øker lagerkostnadene og binder opp kapital.

Datadrevne beregninger av sikkerhetslager tar hensyn til faktorer som:

• Variasjoner i etterspørselen
• Leverandørens leveringstid
• Variasjon i leveringstid
• Prognosenøyaktighet
• Mål for servicenivå

Sikkerhetslageret bør også justeres når forholdene endrer seg. En fast buffer basert på fjorårets etterspørsel vil kanskje ikke lenger sikre tilgjengeligheten på en effektiv måte.

Overvåk leverandørens ytelse og leveringstider

Å forutsi etterspørselen er bare halvparten av ligningen. Du må også forstå tilbudssiden.

Spor leverandørenes faktiske leveringstider i stedet for å stole ubegrenset på avtalte eller historiske tall. Hvis en leverandørs gjennomsnittlige leveringstid øker, bør påfyllingsparametrene gjenspeile dette.

Å dele fremtidige innkjøpsbehov med leverandørene kan også forbedre koordineringen og gi dem bedre mulighet til å varsle om kapasitetsbegrensninger før de fører til mangler.

Vurder restordrer som en lager-KPI

Ikke behandle hver enkelt restordre som en isolert hendelse.

Se etter mønstre på tvers av produkter, leverandører, lager og tidsperioder.

En bestemt leverandør kan stå for en uforholdsmessig stor andel av forsinket lager. En produktkategori kan regelmessig gå tom under kampanjer. Visse SKU-er kan ha prognoser som konsekvent undervurderer etterspørselen.

Å spore hyppigheten, volumet og varigheten av restordrer kan bidra til å skille sporadiske unntak fra vedvarende lagerproblemer.

Disse mønstrene viser deg hvor det er mest verdifullt å gripe inn.

Gjennomgå bestillingspunkter og påfyllingsparametere

Gjenbestillingspunktet ditt avgjør når påfyllingen bør starte. Hvis det ikke tar hensyn til gjeldende etterspørsel, leverandørens leveringstider og krav til sikkerhetslager, kan bestillinger utløses for sent til å forhindre mangler.

Gjennomgå bestillingsgrensene regelmessig, spesielt for produkter med svingende etterspørsel eller varierende leveringstider.

Bestillingsmengder, regler for planlagte bestillinger og andre påfyllingsparametere bør også tilpasses etter hvert som forholdene endrer seg. En innstilling som fungerte for seks måneder siden, gir kanskje ikke lenger tilstrekkelig dekning hvis etterspørselen har økt eller en leverandør nå bruker lengre tid på å levere.

Ved å koble disse parametrene til aktuelle prognoser og lagerdata kan du gå fra å reagere på mangel til å forebygge dem.

Hvordan moderne programvare bidrar til å forhindre for mange restordrer

Regneark og grunnleggende ERP-lagerregler kan fungere når lagerdriften er relativt enkel. De blir mye vanskeligere å håndtere etter hvert som antall SKU-er, leverandører og lokasjoner øker.

Enkle min/maks-regler reagerer vanligvis først når lagerbeholdningen når en forhåndsdefinert terskel. Manuelle regneark krever at planleggerne kontinuerlig henter ut data, oppdaterer beregninger og bestemmer hva som må bestilles.

Begge tilnærmingene kan føre til at planleggere reagerer på mangler i stedet for å forutse dem.

Moderne programvare for lagerplanlegging kobler etterspørselsprognoser sammen med beslutninger om påfylling. Prognosene bidrar til å avgjøre hva kundene sannsynligvis vil trenge, mens lageroptimalisering omregner denne etterspørselen til passende sikkerhetslager, påfyllingspunkter og innkjøpsbehov.

AGR kombinerer etterspørselsprognoser, lageroptimalisering og automatisert påfylling for å hjelpe bedrifter med å opprettholde sine mål for servicenivå, samtidig som unødvendige lagre unngås. Automatiserte ordreforslag kan tilpasses etterspørselen og leverandørbegrensninger, noe som hjelper planleggere med å ta innkjøpsbeslutninger basert på aktuelle behov fremfor statiske regler.

Dette betyr at planleggerne kan konsentrere seg om unntak og beslutninger som krever deres ekspertise, i stedet for å bruke tiden på å opprette og oppdatere ordrer manuelt.

Hvordan Newitts gikk fra reaktive restordrer til smartere planlegging

Newitts, en britisk leverandør av sportsklær og -utstyr, sto overfor nettopp denne utfordringen. Selskapet sender i gjennomsnitt 600 bestillinger om dagen og ønsket å opprettholde et høyt servicenivå samtidig som de reduserte lagerbeholdningen.

Microsoft Dynamics NAV-systemet begrenset teamet til regler for minimums- og maksimumslagernivåer, slik at innkjøpsavdelingen måtte laste ned data til regneark. Newitts sa at dette medførte at teamet brukte for mye tid på å opprette restordrer og handlet reaktivt i stedet for å planlegge fremover.

Med AGR fikk innkjøpsteamet bedre oversikt over historiske salgsdata og kunne bruke disse til å lage mer nøyaktige prognoser. Resultatene gikk utover å redusere antall restordrer. Newitts reduserte lagerbeholdningen med 15 %, kuttet ressursbehovet med 50 %, økte servicenivået og oppnådde avkastning på investeringen innen seks måneder.

Les casestudien om Newitts.

Eksemplet med Newitts fremhever et viktig poeng om håndtering av restordrer: Å forhindre mangler trenger ikke å bety at man må ha betydelig større lagerbeholdning. Bedre prognoser og påfylling kan hjelpe bedrifter med å forbedre tilgjengeligheten samtidig som lagerinvesteringene holdes under kontroll.

Målet er ikke nødvendigvis null restordrer for enhver pris. Å oppnå det kan kreve å holde urealistisk høye lagernivåer.

Et bedre mål er å opprettholde det servicenivået virksomheten din trenger med et effektivt lagernivå. Bedre prognoser, dynamisk sikkerhetslager og automatisert påfylling gjør det enklere å oppnå denne balansen.