Lange og varierende leveringstider krever en lagerplanlegging som strekker seg flere måneder frem i tid. Når det tar tre, seks eller til og med 12 måneder før produktene ankommer, trenger bedrifter nøyaktige etterspørselsprognoser, innkjøp som tar hensyn til leveringstiden, fleksibelt sikkerhetslager og oversikt over fremtidige lagerbehov for å opprettholde tilgjengeligheten uten å binde opp unødvendig arbeidskapital.
Internasjonal innkjøp gjør situasjonen enda mer kompleks. Produksjonsplaner, containerfrakt, tollbehandling, leverandørers ytelse og endringer i fraktruter kan alle påvirke når varene blir tilgjengelige. Utfordringen ligger i å vite hva man skal bestille, hvor mye man skal bestille og når man skal forplikte seg, til tross for usikkerheten flere måneder frem i tid.
Den største utfordringen: Å håndtere lange og varierende leveringstider og lengre tidshorisonter
En innkjøpsordre som legges inn i dag, kan ta flere måneder å ankomme. Det betyr at innkjøperen tar en beslutning om lagerbeholdningen basert på en etterspørsel som ennå ikke har oppstått.
Med en kort, forutsigbar leveringstid har en bedrift større mulighet til å reagere på endringer i salget. Med en leveringstid på ni måneder kan det allerede være for sent å håndtere en endring i etterspørselen som blir tydelig i måned tre, gjennom den vanlige forsyningskanalen.
Tradisjonelle metoder, som statiske minimums- og maksimumsgrenser for lagerbeholdningen, kan være vanskelige å anvende under slike forhold. Et fast bestillingspunkt forutsetter at forholdene som ligger til grunn for beregningen, forblir rimelig stabile. Hvis de faktiske leveringstidene endrer seg jevnlig, endres også det tidspunktet da det må bestilles inn nytt lager.
Resultatet kan gå begge veier. Bestiller man for sent, risikerer bedriften å gå tom for varer før ny leveranse ankommer. Legger man til store buffere for sikkerhets skyld, kan selskapet ende opp med å binde betydelig driftskapital i varelageret.
Sundqvist arbeider med leveringstider som varierer fra rundt én måned til opptil 12 måneder. AGR hjelper teamet med langsiktige prognoser og gir oversikt åtte til 12 måneder frem i tid, noe som legger til rette for bedre dialog med leverandørene.
En felles regel for etterbestilling for hele selskapet ville ikke gi særlig mening i et slikt miljø. En vare som er tilgjengelig i løpet av en måned og en vare som det tar et år å fylle opp igjen, medfører svært forskjellige risikoer.
Rosendahl står overfor en annen variant av denne utfordringen. Selskapets leverandører er spredt over Sør-Europa, Tyrkia og Asia, med leveringstider som varierer fra tre til åtte måneder. Noen leverandører krever at produksjonskapasitet reserveres flere måneder i forveien, noe som gjør nøyaktige prognoser avgjørende for innkjøpsplanleggingen og leverandørplanleggingen.
Det er viktig å skille mellom disse eksemplene. Sundqvist forvalter en portefølje med leveringstider som varierer fra én til 12 måneder, mens Rosendahl må planlegge tre til åtte måneder frem i tid i et internasjonalt leverandørnettverk. Begge eksemplene viser hvorfor planleggingshorisonter og beregninger av gjenbestillinger må gjenspeile kravene til de enkelte leverandørene og SKU-ene, snarere enn å basere seg på én enkelt forutsetning for hele selskapet.
Håndtering av utenlandsk produksjon og kompleksiteten ved innkjøp i Asia
Internasjonal innkjøp legger til flere trinn i beregningen av leveringstiden. Tiden fra man bestemmer seg for at varelageret er nødvendig, til det er tilgjengelig for kundene, kan omfatte:
- Leverandørens eller fabrikkens produksjonstid
- Ventetid på produksjonsplass
- Konsolidering før forsendelse
- Sjø- eller luftfrakt
- Håndtering i havnen
- Tollklarering
- Transport innenlands
- Mottak på lager
Hvert trinn kan føre til forsinkelser, og trinnene forløper ikke nødvendigvis i takt med hverandre. En leverandør kan produsere etter planen, mens en forsendelse blir forsinket i en havn. Omvendt kan frakten gå uten problemer, mens fabrikkens kapasitet fører til at produksjonsplanen blir flere uker forsinket.
Planleggere må derfor forstå den totale påfyllingstiden, i stedet for å stole utelukkende på leverandørens oppgitte produksjonstid.
Planlegging når du styrer produksjonen i utlandet
Etman gir et eksempel på en annen variant av dette problemet. Den elektriske grossisten har sin egen fabrikk i Kina, noe som medfører lange ledetider mellom produksjonsbeslutninger og det tidspunktet varene blir tilgjengelige for salg.
Å eie eller ha tett kontroll over produksjonen endrer forholdet til leveringstiden, men det fjerner ikke planleggingsutfordringen. I stedet blir prognosen et viktig grunnlag for produksjonsplanleggingen.
Virksomheten trenger tilstrekkelig oversikt til å kunne bestemme hva som skal produseres i god tid før den forventede etterspørselen oppstår.
Pålitelige data om leveringstid hjelper også planleggerne med å forstå om den faktiske ytelsen samsvarer med forventningene. Å spore forskjellen mellom forventede og faktiske leveringstider kan avdekke gjentatte forsinkelser og gi bedre informasjon for fremtidige beslutninger om produksjon og innkjøp.
Når lange leveringstider møter sesongvariasjoner
Sesongvariasjoner gjør problemet enda vanskeligere.
GripGrab henter inn produkter fra Fjernøsten og forvalter nesten 2 000 varenumre med varierende grad av sesongvariasjoner. Lange leveringstider fra leverandørene gjør at selskapet ikke kan vente på en sesongmessig økning i salget for å bekrefte at etterspørselen har kommet. På det tidspunktet kan fristen for å legge inn den nødvendige produksjonsordren allerede ha gått ut.
Sesongmessig etterspørsel må identifiseres i prognosen før innkjøpsbeslutninger fattes. GripGrab bruker AGR til å samkjøre historiske lager- og salgsdata med prognostisert etterspørsel, noe som gir teamet oversikt over de kommende 12 månedene.
Dette illustrerer en viktig forskjell mellom planlegging av innenlandske produkter og produkter fra utlandet med lang leveringstid. Jo lenger frem i tid påfyllingen ligger, desto viktigere blir prognosehorisonten.
Planleggerne må kanskje også ta hensyn til leverandørers minimumsbestillingsmengder, produksjonsbegrensninger og containerkrav samtidig.
Målet er ikke bare å forutsi etterspørselen. Det er å omgjøre denne prognosen til en realistisk innkjøpsplanlegging. For bedrifter som håndterer tusenvis av produkter, blir dette vanskelig å gjøre manuelt.
Håndtering av svingninger i frakt, containerlogistikk og ruteendringer
Leveringstiden fra fabrikken er bare en del av ligningen for bedrifter som importerer varer.
Internasjonal frakt utgjør en ytterligere kilde til variasjon. Seifraktplaner kan endres, havner kan bli overbelastet og fraktruter kan bli forstyrret.
Leveringstiden som er avgjørende for en lagerplanlegger, er i siste instans tiden mellom bestillingen og når det er brukbart lager tilgjengelig.
Tre funksjoner er spesielt viktige.
Optimalisering av containerfylling
Internasjonale innkjøp innebærer ofte å balansere lagerbehov mot containerkapasitet.
Å bare fylle ubrukt containerplass med ekstra varer kan forbedre utnyttelsen av fraktkapasiteten, men det kan også føre til overflødig lagerbeholdning. Varer med lav omsetning som kun bestilles for å maksimere containerutnyttelsen, bruker fortsatt penger og lagerplass når de ankommer.
Ved optimalisering av containere må man ta hensyn til anbefalte bestillingsmengder samt begrensninger som minimumsbestillingsmengder og containerkapasitet.
Målet er å utnytte fraktkapasiteten effektivt uten at frakteffektiviteten fører til et problem med overlager.
Sporing av leveringstid
Planleggingsforutsetningene blir bedre når bedrifter sammenligner forventede leveringstider med det som faktisk skjer.
Leverandørens ytelse kan endre seg. Det samme gjelder transporttider og fraktruter. Å følge med på den faktiske leveringstiden gir planleggerne et bedre grunnlag for fremtidige bestillinger enn å holde fast ved én statisk antagelse på ubestemt tid.
Hvis en leverandør som lover en leveringstid på 10 uker, rutinemessig bruker 13 uker, må planleggingssystemet gjenspeile denne virkeligheten.
Det samme prinsippet gjelder for frakt. Leverandørens produksjonstid kan forbli uendret, mens fraktdelen av den totale leveringstiden øker.
Dynamisk sikkerhetslager
Sikkerhetslager gir beskyttelse mot usikkerhet, men det betyr ikke at den samme bufferen bør opprettholdes på ubestemt tid.
Hvis variasjonen i leveringstiden øker, øker også risikoen for at lageret går tomt før påfyll ankommer. Sikkerhetslageret kan derfor justeres i henhold til usikkerhetsnivået, i stedet for å basere seg på et fast antall dager eller enheter.
Det motsatte er også viktig. Når leveringstidene blir mer stabile, kan det å fortsette å ha en for stor buffer unødvendig øke lagerinvesteringene.
Når både leverandørens og fraktens leveringstider varierer
NoMorePly importerer produkter via internasjonal containerfrakt, noe som innebærer at planleggingsprosessen må ta hensyn til både leverandørens og transportørens leveringstider.
Disse variablene kan endre seg uavhengig av hverandre. En leverandør kan være klar til avtalt tid, mens frakten tar lengre tid enn forventet, eller produksjonen kan bli forsinket selv om frakten går som normalt.
For planleggeren er det det samlede tidsrommet fra innkjøp til tilgjengelighet som teller.
Virksomheten trenger derfor oversikt over fremtidige behov tidlig nok til å legge inn bestillinger, samordne forsendelser og reagere når en del av tidslinjen endres.
Å reagere når transportruter endres
Mad Group er et annet eksempel på hvorfor antakelser om leveringstid ikke kan betraktes som faste.
Selskapet driver en global forsyningskjede, og endringer i fraktruter har i enkelte tilfeller ført til at det tar to til tre uker lenger å fylle opp lagrene. Teamet har reagert på dette ved å justere leveringstidene og sikkerhetslageret i AGR.
Et påfyllingspunkt som er beregnet ut fra den gamle ruten, kan føre til at en bestilling utløses flere uker for sent når ruten endres. Virksomheten får da et gap mellom det tidspunktet lageret går tomt og det tidspunktet neste leveranse mottas.
Ved å oppdatere leveringstider og de lagerretningslinjene som er avhengige av disse, kan planleggingen gjenspeile den nye forsyningskjeden, i stedet for å fortsette å basere seg på utdaterte forutsetninger.
Viktige funksjoner som kreves for lagerplanlegging med lange leveringstider
Håndtering av lange leveringstider er ikke bare én beregning. Det krever at flere planleggingsfunksjoner samarbeider.
1. Langsiktig etterspørselsprognoser
Prognosehorisonten bør strekke seg lenger enn den lengste relevante leveringstiden.
Hvis det tar 12 måneder å fylle opp lageret for enkelte produkter, kan en prognose på tre måneder ikke gi tilstrekkelig informasjon for innkjøp. Bedrifter som Sundqvist trenger oversikt åtte til 12 måneder frem i tid nettopp fordi innkjøpsbeslutninger må tas så langt i forveien.
Prognoser på SKU-nivå er også viktig. Ulike produkter har forskjellige etterspørselsmønstre, sesongvariasjoner og leveringstider. Hvis man kun lager prognoser på kategorinivå, kan det føre til at enkelte varer som sannsynligvis vil gå tomme, blir oversett.
AGRs funksjoner for etterspørselsplanlegging og prognoser hjelper bedrifter med å utarbeide fremtidsrettede prognoser og omsette forventet etterspørsel til innkjøpsbehov.
2. Dynamisk sikkerhetslager som tar hensyn til variasjoner i leveringstiden
Sikkerhetslageret skal beskytte virksomheten mot usikkerhet, ikke bare legge til en fast buffer for hver vare.
Variasjoner i leveringstiden er en av faktorene som avgjør hvor mye beskyttelse en vare trenger. En leverandør som konsekvent leverer på åtte uker, medfører en annen lagerrisiko enn en leverandør hvis leveringstid varierer mellom seks og 12 uker.
Statistisk sikkerhetslager kan ta høyde for denne variasjonen og justere lagerbeskyttelsen deretter.
Dette hjelper bedrifter med å unngå to vanlige ytterpunkter: å ha for lite lager for ustabile leverandørkjeder eller å holde unødvendig store buffere for pålitelige leverandører.
3. Optimalisering av containerbygging og fylling
Containerbestillinger medfører fysiske begrensninger i lagerplanleggingen.
Planleggerne må finne en balanse mellom:
- Prognose for etterspørsel
- Nåværende lagerbeholdning
- Sikkerhetslager
- Minimumsbestillingsmengder
- Leverandørbegrensninger
- Containerkapasitet
- Forventede fremtidige bestillinger
AGRs automatiserte bestillingsfunksjoner kan generere bestillingsforslag som tar hensyn til bestillingsbegrensninger og gi forslag til containeroptimalisering.
Dette gjør det mulig for planleggere å vurdere hvordan de kan sette sammen ordrer på en effektiv måte, i stedet for bare å legge til mer lager for å fylle ut gjenværende kapasitet.
Dette skillet er viktig. En full container er ikke automatisk en optimalisert container hvis det ekstra lageret vil ligge ubrukt i flere måneder.
4. Overvåking av leverandørprestasjoner og leveringstid
En oppgitt leveringstid er en antagelse. Den faktiske leveringsytelsen viser om denne antagelsen er pålitelig.
Ved å spore leverandørers leveringstider over tid kan planleggere sammenligne forventet og faktisk ytelse og identifisere hvor variasjonen øker.
Denne informasjonen kan deretter danne grunnlag for innkjøpsbeslutninger, innstillinger for etterbestilling og sikkerhetslager.
Det forbedrer også kommunikasjonen med leverandørene. I stedet for å diskutere leveringsprestasjoner basert på enkeltstående forsinkede bestillinger eller anekdotiske erfaringer, kan teamene basere seg på historiske data.
For bedrifter med internasjonale forsyningsnettverk kan denne oversikten strekke seg utover selve leverandøren. Endringer i produksjon, frakt og ruter kan alle påvirke den totale tiden det tar å fylle opp lageret.
Operasjonsmatrise: Hvordan bedrifter håndterer lange leveringstider med AGR
Eksemplene nedenfor viser hvordan bedrifter med ulike innkjøps- og logistikkmodeller bruker lagerplanlegging til å håndtere lengre påfyllingssykluser.
| Selskap | Utfordringer knyttet til innkjøp og logistikk | Leveringstidshorisont | Fokus på AGR-kapasitet eller løsninger |
|---|---|---|---|
| Sundqvist | Store variasjoner i leverandørenes leveringstider og behov for langsiktig leverandørplanlegging | 1–12 måneder, med 8–12 måneders fremtidsutsikt | Langtidsprognoser og innkjøpsplanlegging |
| NoMorePly | Internasjonal containerfrakt med varierende leveringstider fra leverandører og transportører | Varierer mellom leverandører og transportfaser | Innkjøpsplanlegging, oversikt over leveringstider og containerplanlegging |
| Rosendahl | Globale leverandører i Europa, Tyrkia og Asia, kombinert med sesongmessig etterspørsel | 3–8 måneder | Prognoser, oversikt over innkjøp og leverandørplanlegging |
| GripGrab | Innkjøp fra Fjernøsten kombinert med sterk sesongvariasjon i et stort utvalg av varenumre | Lange leveringstider med et 12-måneders planleggingsperspektiv | Sesongbaserte prognoser og oversikt over lagerbeholdningen på SKU-nivå |
| Etman | Egen fabrikk i Kina og lange sykluser fra produksjon til levering | Lange ledetider for produksjon i utlandet | Oversikt over prognoser, påfylling og produksjonsplanlegging |
| The Mad Group | Endringer i globale innkjøps- og fraktruter som forlenger påfyllingstidene | Ruter kan forlenge leveringstiden med ytterligere 2–3 uker | Justering av leveringstid, sikkerhetslager og lagerplanlegging |
Disse selskapene opererer i ulike markeder, men den underliggende planleggingsutfordringen er den samme: jo lenger unna etterspørselsstedet lagerbeholdningen er, desto viktigere blir det å ha oversikt over utviklingen fremover.
Se flere eksempler på vår side med kundecase.
Stabiliser forsyningskjeden din på lang sikt
Lange leveringstider er ikke nødvendigvis et problem som kan elimineres. For mange selskaper er de ganske enkelt en del av innkjøpsmodellen. Målet er å planlegge rundt dem på en mer effektiv måte.
Begynn med å kartlegge de lengste og mest varierende leveringstidene i porteføljen din. Se utover leverandørenes estimater og sammenlign dem med den faktiske gjennomføringen. Sørg deretter for at prognosehorisonten din strekker seg langt nok til å understøtte de beslutningene du må ta før disse produktene ankommer.
Vurder om bestillingspunkter og sikkerhetslager fortsatt gjenspeiler den aktuelle leveringstiden. Dersom fraktruter eller leverandørens ytelse endres, må også forutsetningene bak disse beregningene endres.
Til slutt må du koble prognosene til innkjøpsbegrensningene. Minste bestillingsmengder, produksjonsplaner og containerkapasitet påvirker alle hva som faktisk kan bestilles.
En prognose blir mye mer nyttig når den kan omsettes direkte til en realistisk innkjøpsplanlegging.
AGR samler disse prosessene og hjelper bedrifter med å prognostisere etterspørsel, planlegge innkjøp, håndtere sikkerhetslager og leveringstider, samt generere bestillinger ved hjelp av data fra deres eksisterende ERP-system.
Utforsk AGRs funksjoner for etterspørselsplanlegging og prognoser, eller be om en demonstrasjon for å se hvordan plattformen kan håndtere lange og varierende leveringstider.
