Hvordan lageroptimalisering reduserer manglende varer: Eksempler fra kunder

Lagerbrudd frustrerer kundene, forstyrrer driften og koster bedriftene omsetning. Likevel er det sjelden så enkelt å forhindre dem som å bare bestille mer varer. Utfordringen ligger i å vite hvilke produkter man skal ha på lager, hvor mye man skal ha og når man skal fylle på lagrene.

Lageroptimalisering reduserer risikoen for utsolgte varer ved kontinuerlig å tilpasse sikkerhetslageret og påfyllingsbeslutningene slik at de gjenspeiler etterspørselsmønstre, leverandørers leveringstider og variasjoner. I stedet for å basere seg utelukkende på faste lagernivåer eller historiske gjennomsnitt, kan bedrifter forutse mangler og bestille til rett tid. Resultatet er mer stabil tilgjengelighet, bedre servicenivåer og mindre kapital bundet opp i unødvendig lagerbeholdning.

Kunderesultatene viser hvordan dette ser ut i praksis. BYKO reduserte manglende varer på lager med over 50 %, Wessex Packaging oppnådde en reduksjon på 50 %, og Space NK økte tilgjengeligheten fra 86 % til 98 % i en tidligere implementering av AGR.

Forståelse av tilgjengelighet, mangelfrekvens, servicenivå og oppfyllingsgrad

Å redusere antall tilfeller av utsolgte varer er et viktig mål, men bedrifter må måle mer enn bare hvor mange ganger et produkt går tomt. Flere nøkkelindikatorer for lagerbeholdningen bidrar til å vise hvor pålitelig et selskap er når det gjelder å imøtekomme kundenes etterspørsel.

Selv om disse nøkkeltallene henger tett sammen, måler de ulike aspekter ved lagerprestasjonen.

Et selskap kan ha høy samlet tilgjengelighet, samtidig som det ofte opplever at de mest populære produktene er utsolgt. På samme måte kan en bedrift oppnå en høy leveringsgrad, samtidig som den sitter med for store lagerbeholdninger.

Disse forskjellene er av betydning når man fastsetter retningslinjer for lagerbeholdningen. Tilgjengelighet og utsolgsfrekvens bidrar til å avdekke eksisterende problemer, mens mål for servicenivå gir retningslinjer for beslutninger om sikkerhetslager. Oppfyllelsesgraden viser hvor effektivt tilgjengelig lagerbeholdning bidrar til å dekke etterspørselen.

For mer informasjon, se våre veiledninger om servicenivåer i forsyningskjeden og KPI-er for lageroptimalisering.

Hvorfor tradisjonelle bestillingsregler fører til gjentatte lagerbrudd

Mange bedrifter har etablerte påfyllingsprosesser, men sliter likevel med gjentatte lagerbrudd. Problemet ligger ofte i hvordan lagerbeslutninger beregnes og oppdateres.

Statiske minimums- og maksimumslagernivåer

Tradisjonelle retningslinjer for minimums- og maksimumslager fastsetter en minimumsmengde som utløser påfylling og en maksimumsmengde som skal holdes på lager.

Disse reglene kan fungere når etterspørselen og leverandørens ytelse er relativt stabile. Et fast minimumslagernivå kan imidlertid raskt bli uegnet når salget øker, sesongmønstrene endres eller leverandørens leveringstider blir mindre forutsigbare.

Uten regelmessig omberegning vil et lagernivå som var tilstrekkelig for seks måneder siden kanskje ikke lenger gi tilstrekkelig sikkerhet.

Påfyllingspunkter som ser bort fra bredere forsyningsbegrensninger

Et påfyllingspunkt angir når en ny innkjøpsordre bør legges inn. Det tar vanligvis hensyn til forventet etterspørsel i løpet av leveringstiden og det sikkerhetslageret som er nødvendig for å dekke usikkerheten.

Det oppstår problemer når gjenbestillingspunkter beregnes uavhengig for hver enkelt SKU uten å ta hensyn til felles leverandører, minimumsbestillingsmengder, bestillingsplaner eller andre begrensninger.

Et selskap kan ha passende påfyllingspunkter for enkeltprodukter, men likevel slite med å legge inn effektive bestillinger eller sikre lagerbeholdningen når flere produkter opplever økt etterspørsel samtidig.

Planlegging basert på regneark

Regneark er fortsatt vanlig i lageroptimalisering, særlig for bedrifter med store produktsortimenter og små planleggingsteam.

Det tar imidlertid tid å oppdatere prognoser, leveringstider og beregninger for påfyllingsbestillinger manuelt. Et regneark som gjennomgås ukentlig eller månedlig, gjenspeiler kanskje ikke endringer i etterspørselen eller leverandørens ytelse som oppstår mellom planleggingssyklusene.

Jo større produktutvalget er, desto vanskeligere blir det å opprettholde nøyaktige beregninger og identifisere unntak før de fører til mangler.

Å behandle alle SKU-er likt

Ikke alle produkter krever samme lagerpolitikk.

Et produkt med høy verdi og høy omsetningshastighet, men med uforutsigbar etterspørsel, utgjør en annen risiko enn en vare med lav omsetningshastighet og stabilt salg.

Å bruke identiske servicenivåmål eller regler for sikkerhetslager på hele sortimentet kan føre til for lite lager der det trengs og for mye lager andre steder.

ABC-analyse hjelper bedrifter med å prioritere produkter etter hvor viktige de er. Ved å kombinere dette med en analyse av variasjon i etterspørselen, ofte kalt XYZ-analyse, kan planleggere bruke mer hensiktsmessige lagerprinsipper for ulike grupper av varenumre.

Halvering av hyttomfrekvensen: Slik fungerer optimalisering i praksis

Lageroptimalisering tar tak i svakhetene ved tradisjonell påfylling ved å koble sammen etterspørselsprognoser, beregninger av sikkerhetslager og innkjøpsbeslutninger.

Tre mekanismer er spesielt viktige.

1. Dynamisk sikkerhetslager tilpasser seg skiftende forhold

Sikkerhetslageret beskytter mot usikkerhet knyttet til etterspørsel og påfylling.

I stedet for å basere seg på en fast buffer, kan programvare for lageroptimalisering beregne et passende sikkerhetslager ved å ta hensyn til faktorer som prognostisert etterspørsel, variasjon i etterspørselen, leverandørers leveringstider og mål for servicenivå.

Når etterspørselen blir mer ustabil eller leveringstidene øker, kan den anbefalte bufferen justeres tilsvarende. Når forholdene stabiliserer seg, kan unødvendig lager reduseres.

Dette hjelper bedrifter med å sikre tilgjengeligheten uten automatisk å øke lagerbeholdningen for alle produkter.

2. Automatisert påfylling eliminerer forsinkelser i planleggingen

Selv en nøyaktig prognose kan ikke forhindre at varer går tomme hvis bedriften legger inn bestillingen for sent.

Automatisert påfylling bruker lagerretningslinjer, prognoser og leverandørinformasjon for å beregne når det skal bestilles og hvor mye som skal kjøpes inn.

Den kan også ta hensyn til praktiske begrensninger som minimumsbestillingsmengder, bestillingsmultiplikatorer og leverandørers bestillingsplaner.

I stedet for å sjekke hver enkelt SKU manuelt, kan planleggerne fokusere på unntak som krever oppmerksomhet.

3. Etterspørselsprognoser forutser fremtidige behov

Historiske salgsgjennomsnitt gir et utgangspunkt for påfylling, men de gjenspeiler ikke alltid hva kundene vil trenge neste gang.

I prognoser for etterspørsel identifiseres mønstre som sesongvariasjoner, trender og endringer i kjøpsatferd. Disse prognosene danner grunnlag for lagerbehovet og bidrar til å fastslå hvor mye lager som bør være tilgjengelig i løpet av påfyllingstiden.

Ved å koble prognoser sammen med sikkerhetslager og bestillinger oppnås en mer fleksibel planleggingsprosess.

Kundeeksempel: BYKO reduserer lagerbrist med over 50 %

Den islandske byggevareforhandleren BYKO forvalter et bredt produktsortiment i hele sin detaljhandelsvirksomhet.

Med tusenvis av produkter som må etterfylles, er det en stor utfordring å opprettholde tilgjengeligheten samtidig som innkjøpsprosessene holdes oversiktlige.

BYKO tok i bruk AGR for å automatisere påfyllingen og gjøre beslutninger om lagerbeholdningen mer systematiske.

Resultatene var betydelige:

• Reduksjon i utsolgte varer på over 50 %.
• 80 % av påfyllingen i butikkene er automatisert.
• Innkjøpsteamene får mer tid til å fokusere på strategiske aktiviteter i stedet for rutinemessige bestillinger.

Ved å automatisere påfyllingen klarte BYKO å redusere den manuelle arbeidsinnsatsen som kreves for å administrere varesortimentet, samtidig som de forbedret stabiliteten i lagerbeholdningen.

Eksemplet viser hvordan bedre prognoser og automatisert bestilling kan samvirke for å redusere mangler i et stort detaljhandelssortiment.

Les casestudien om BYKO.

Kundeeksempel: Wessex Packaging reduserer lagerbrist med 50 %

Det britiske selskapet Wessex Packaging sto overfor utfordringen med å håndtere svingende etterspørsel mens de var avhengige av manuelle prognoser og regnearkbaserte lagerprosesser.

Disse prosessene gjorde det vanskeligere å forutse endrede behov og økte risikoen for feil eller forsinkede beslutninger om påfylling.

Med AGR fikk Wessex Packaging bedre oversikt over lagerbehovene og mer nøyaktige etterspørselsprognoser. Teamet kunne oppdage potensielle mangler tidligere, effektivisere planleggingen og ta bedre informerte beslutninger om påfylling.

Selskapet oppnådde en reduksjon på 50 % i utsolgte varer, noe som viser effekten av å koble prognoser til en mer strukturert lagerplanlegging.

Wessex Packagings erfaring er særlig relevant for grossister og distributører som håndterer skiftende kundeetterspørsel på tvers av mange produkter. Bedre prognoser hjelper planleggere med å forutse behov, mens systematisk påfylling reduserer sannsynligheten for at innkjøpsbeslutninger blir tatt for sent.

Les casestudien om Wessex Packaging.

Økt tilgjengelighet og servicenivå

Å redusere hyppigheten av utsolgte varer er én måte å måle forbedring på, men det overordnede målet er å sikre at produktene er tilgjengelige når kundene trenger dem.

Høyere tilgjengelighet kan øke kundetilfredsheten, redusere tapte salg og styrke tilliten til virksomheten.

Servicenivåer er like viktige, fordi de hjelper bedrifter med å fastsette hvor pålitelig de ønsker å imøtekomme etterspørselen. Lageroptimalisering omsetter disse målene til passende lagerpolitikk.

Å forbedre tilgjengeligheten krever imidlertid ikke nødvendigvis at man holder større lagerbeholdning. Bedrifter kan ofte oppnå bedre resultater ved å fordele lagerbeholdningen mer effektivt, forbedre prognosenøyaktigheten og tilpasse påfyllingen til den faktiske etterspørselen.

Kundeeksempel: Space NK øker tilgjengeligheten fra 86 % til 98 %

Den britiske skjønnhetsforhandleren Space NK hadde behov for å opprettholde høy produkttilgjengelighet i hele sitt butikknettverk, samtidig som de måtte styre lagerinvesteringene.

Med tusenvis av produkter og mange butikker trengte selskapet en mer effektiv måte å forutsi etterspørselen og beregne behovet for påfyll på.

I et tidligere samarbeid med AGR oppnådde Space NK betydelige forbedringer allerede etter det første året med bruk av systemet:

• Tilgjengeligheten økte fra 86 % til 98 %.
• Lagerbeholdningen gikk ned med 2–3 %.
• Tiden brukt på manuelle oppgaver falt med omtrent 30 %.

Disse historiske resultatene er spesielt bemerkelsesverdige fordi tilgjengeligheten ble bedre samtidig som den samlede lagerbeholdningen gikk ned.

I stedet for å øke lagerbeholdningen over hele linjen, brukte Space NK bedre prognoser og beregninger for påfylling for å forvalte lageret mer effektivt.

Denne casen illustrerer et viktig prinsipp: tilgjengeligheten av varer avhenger av å ha de riktige produktene i de riktige mengdene, snarere enn å bare øke den totale lagerbeholdningen.

Les casestudien om Space NK.

Kundeeksempel: Málmsteypan styrker lagerplanleggingen

Lagerbeholdningen er like viktig for produsenter som for detaljister og grossister.

Produsenter må sørge for at materialer og komponenter er tilgjengelige når produksjonen trenger dem. Mangel på én kritisk komponent kan forstyrre tidsplanene, føre til forsinkelser i kundeordrene og medføre ekstra driftskostnader.

Den islandske produsenten Málmsteypan er et annet eksempel på hvordan AGR støtter mer strukturerte lagerdriftsprosesser.

Deres erfaring understreker viktigheten av å forbedre oversikten over lagerbeholdningen og planleggingsprosessene i et miljø der tilgjengeligheten på lager direkte påvirker driftssikkerheten.

For produsenter strekker fordelene ved lageroptimalisering seg utover å unngå tapte salg. Mer pålitelig påfylling kan bidra til å sikre kontinuiteten i produksjonen, oppfylle leveringsforpliktelser og redusere tiden som brukes på å håndtere uventede mangler.

Les casestudien om Málmsteypan.

Slik unngår du lagerbrudd i virksomheten din

For å redusere lagerbrist kreves det en kombinasjon av nøyaktige data, hensiktsmessige lagerretningslinjer og pålitelige påfyllingsprosesser.

Følgende trinn gir et praktisk utgangspunkt.

1. Kartlegg dagens tall for utsolgte varer og tilgjengelighet

Begynn med å måle hvor ofte produkter blir utsolgt og hvordan dette påvirker kundeordrene.

Spor tilgjengelighet, utsolgtfrekvens, servicenivå og oppfyllingsgrad hver for seg. Disse målingene avdekker ulike problemer og hjelper deg med å identifisere hvor det er behov for forbedringer.

Gjennomgå ytelsen etter produktkategori, lokasjon og leverandør, i stedet for å stole utelukkende på gjennomsnittstall for hele selskapet.

Dette kan avdekke om manglene er konsentrert blant bestemte SKU-er, leverandører eller lokasjoner.

2. Segmenter produktene og fastsett passende servicenivåer

Bruk ABC-analyse for å identifisere de produktene som bidrar mest til forretningsverdien.

Kombiner dette med en analyse av variasjon i etterspørselen for å skille mellom forutsigbare produkter og produkter med mer usikre behov.

Sett mål for servicenivået i henhold til hver produktgruppes kommersielle betydning, etterspørselsmønster og forsyningsrisiko.

Dette gjør det mulig for virksomheten å prioritere tilgjengelighet der mangler vil ha størst innvirkning, uten å binde opp for mye lagerbeholdning til hver enkelt SKU.

3. Forbedre etterspørselsprognoser og leverandørdata

Pålitelig varetilførsel avhenger av nøyaktige prognoser og realistiske leveringstider fra leverandørene.

Gjennomgå historisk etterspørsel, sesongvariasjoner, trender og kjente endringer i kundekrav.

Undersøk også leverandørens ytelse. Hvis de faktiske leveringstidene ofte avviker fra leveringstidene som er registrert i systemet, kan beregningene av sikkerhetslageret føre til at det nødvendige lagerbeholdningen undervurderes.

Bedre data om etterspørsel og leverandører gjør det mulig å beregne mer hensiktsmessige lagernivåer.

4. Beregn sikkerhetslageret og bestillingspunktene på nytt regelmessig

Lagerpolitikken bør endres i takt med endringer i etterspørsel og tilbud.

Gjennomgå sikkerhetslageret og bestillingspunktene ved hjelp av gjeldende prognoser, variasjon i leveringstid og mål for servicenivå.

Automatiserte beregninger gjør dette praktisk å gjennomføre for tusenvis av SKU-er, og hjelper planleggerne med å opprettholde passende buffere uten å måtte oppdatere hvert enkelt produkt manuelt.

5. Automatiser påfylling og håndter unntak

Knytt beslutninger om påfylling til prognoser, lagerpolitikk og leverandørbegrensninger.

Automatisert bestilling kan redusere forsinkelsen mellom å identifisere et behov og å utarbeide en innkjøpsordre.

Planleggerne kan da konsentrere seg om uvanlig etterspørsel, forstyrrelser hos leverandører, kritisk mangel og andre unntak som krever skjønn.

6. Følg med på resultatene og juster tilnærmingen din

Lageroptimalisering er en kontinuerlig prosess.

Følg med på om hyppigheten av utsolgte varer avtar, tilgjengeligheten forbedres og lagerinvesteringene holdes under kontroll.

Gjennomgå produktene som stadig er utsolgt, og undersøk de underliggende årsakene.

Noen kan kreve andre servicemål, mens andre kan være påvirket av upålitelige leveringstider, uvanlig etterspørsel eller begrensninger hos leverandørene.

Regelmessig overvåking bidrar til å sikre at forbedringene fortsetter i takt med at forretningsforholdene endrer seg.

Slik hjelper AGR bedrifter med å redusere utsolgte varer

AGR kombinerer etterspørselsprognoser, lageroptimalisering og automatisert påfylling i én plattform, og hjelper bedrifter med å ta mer konsistente lagerbeslutninger på tvers av store produktsortimenter.

Kunderesultatene viser hvordan disse funksjonene kan føre til målbare forbedringer.

Både BYKO og Wessex Packaging reduserte manglende varer på lager med minst 50 %, mens Space NKs tidligere resultater viser at bedrifter kan øke tilgjengeligheten betydelig uten å øke den totale lagerbeholdningen.

For selskaper som håndterer tusenvis av varenumre, gir lageroptimalisering en mer skalerbar måte å balansere kundeservice, lagertilgjengelighet og arbeidskapital på.

Utforsk AGRs programvare for lageroptimalisering, eller be om en demo for å se hvordan prognoser og automatisert påfylling kan hjelpe bedriften din med å redusere lagerbrudd.