Hur företag planerar sina lager med långa och varierande ledtider

Långa och varierande ledtider kräver en lagerplanering som sträcker sig flera månader framåt. När det tar tre, sex eller till och med tolv månader för produkterna att levereras behöver företagen exakta efterfrågeprognoser, inköp som tar hänsyn till ledtiderna, flexibla säkerhetslager och insyn i framtida lagerbehov för att upprätthålla tillgängligheten utan att binda upp onödigt rörelsekapital.

Internationell inköp verksamhet ökar komplexiteten ytterligare. Produktionsscheman, containertransporter, tullhantering, leverantörernas prestanda och förändrade fraktrutter kan alla påverka när varorna blir tillgängliga. Utmaningen ligger i att veta vad man ska beställa, hur mycket man ska beställa och när man ska binda sig, trots osäkerheten flera månader framåt i tiden.

Den största utmaningen: Att hantera långa och varierande ledtider samt långsiktiga perspektiv

En inköpsorder som läggs idag kanske inte levereras förrän om flera månader. Det innebär att inköparen fattar ett lagerbeslut utifrån en efterfrågan som ännu inte har uppstått.

Med en kort, förutsägbar ledtid har ett företag större möjlighet att reagera på förändringar i försäljningen. Med en ledtid på nio månader kan det redan vara för sent att hantera en förändring i efterfrågan som blir uppenbar under den tredje månaden via den normala leveranskedjan.

Traditionella metoder, såsom fasta lägsta och högsta lagernivåer, kan visa sig otillräckliga under sådana förhållanden. En fast beställningspunkt bygger på antagandet att de förutsättningar som ligger till grund för beräkningen förblir relativt stabila. Om de faktiska ledtiderna regelbundet förändras, förändras också den punkt vid vilken lagret måste fyllas på.

Resultatet kan gå åt båda hållen. Beställer man för sent riskerar företaget att hamna i lagerbrist innan påfyllningen hinner komma fram. Lägger man till stora buffertar för säkerhets skull kan företaget i slutändan binda upp ett betydande rörelsekapital i lagret.

Sundqvist arbetar med ledtider som sträcker sig från ungefär en månad till så långt som 12 månader. AGR hjälper teamet med långsiktiga prognoser och ger en överblick åtta till tolv månader framåt, vilket underlättar ett bättre samarbete med leverantörerna.

En enda gemensam regel för återbeställning för hela företaget skulle inte vara särskilt meningsfull i en sådan miljö. En artikel som finns tillgänglig inom en månad och en artikel som det tar ett år att fylla på medför helt olika risker.

Rosendahl står inför en annan typ av utmaning. Företagets leverantörer är belägna i södra Europa, Turkiet och Asien, och leveranstiderna varierar mellan tre och åtta månader. Vissa leverantörer kräver att produktionskapacitet reserveras flera månader i förväg, vilket gör att exakta prognoser är avgörande för inköpsplaneringen och leverantörsplaneringen.

Skillnaden mellan dessa exempel är viktig. Sundqvist förvaltar en portfölj med ledtider som varierar mellan en och tolv månader, medan Rosendahl måste planera tre till åtta månader framåt inom ett internationellt leverantörsnätverk. Båda exemplen visar varför planeringshorisonter och beräkningar av återbeställningar måste spegla kraven hos enskilda leverantörer och SKU:er, snarare än ett enda företagsövergripande antagande.

Hantering av utländsk produktion och komplexiteten i inköp från Asien

Internationell inköpsprocess innebär flera steg i beräkningen av ledtiden. Tiden mellan beslutet om att lagret behövs och att det finns tillgängligt för kunderna kan omfatta:

• Leverantörens eller fabrikens produktionstid
• Väntetid på en tillverkningsplats
• Samlastning före leverans
• Sjö- eller flygfrakt
• Hantering i hamn
• Tullklarering
• Inrikestransport
• Mottagning på lager

Varje steg kan orsaka förseningar, och stegen förändras inte nödvändigtvis i takt med varandra. En leverantör kan tillverka enligt tidsplanen samtidigt som en leverans försenas i en hamn. Alternativt kan frakten gå smidigt medan fabrikens kapacitet förlänger produktionsschemat med flera veckor.

Planerare måste därför ta hänsyn till den totala påfyllningstiden istället för att enbart förlita sig på den ledtid som leverantören har angett.

Planering när du styr produktionen utomlands

Etman ger ett exempel på en annan variant av detta problem. Elgrossisten har en egen fabrik i Kina, vilket medför långa ledtider mellan produktionsbesluten och det att varorna blir tillgängliga för försäljning.

Att äga eller ha ett starkt inflytande över produktionen förändrar förhållandet till ledtiden, men det eliminerar inte planeringsutmaningen. Istället blir prognosen en viktig utgångspunkt för produktionsplaneringen.

Företaget behöver tillräcklig insyn för att kunna besluta vad som ska tillverkas i god tid innan den förväntade efterfrågan uppstår.

Tillförlitliga ledtidsdata hjälper också planerarna att förstå om det faktiska resultatet stämmer överens med förväntningarna. Att följa upp skillnaden mellan förväntade och faktiska ledtider kan avslöja återkommande förseningar och ge bättre underlag för framtida produktions- och inköpsbeslut.

När långa ledtider möter säsongsvariationer

Säsongsvariationer gör problemet ännu svårare.

GripGrab köper in sina produkter från Fjärran Östern och hanterar nästan 2 000 artiklar med varierande säsongsberoende. Långa leveranstider från leverantörerna innebär att företaget inte kan vänta på en säsongsbetonad försäljningsökning för att bekräfta att efterfrågan har kommit igång. Vid den tidpunkten kan tidsfönstret för att lägga den nödvändiga produktionsordern redan ha passerat.

Säsongsmässig efterfrågan måste identifieras i prognosen innan inköpsbeslut fattas. GripGrab använder AGR för att sammanföra historiska lager- och försäljningsdata med den prognostiserade efterfrågan, vilket ger teamet en överblick över de kommande 12 månaderna.

Detta illustrerar en viktig skillnad mellan planering av inhemska produkter och utländska produkter med lång ledtid. Ju längre bort påfyllningen ligger, desto viktigare blir prognoshorisonten.

Planerarna kan också behöva ta hänsyn till leverantörernas minsta orderkvantiteter, produktionsbegränsningar och containerkrav samtidigt.

Målet är inte bara att prognostisera efterfrågan. Det handlar om att omvandla den prognosen till en realistisk inköpsplanering. För företag som hanterar tusentals produkter blir det svårt att göra detta manuellt.

Hantera fluktuationer i leveranser, containerlogistik och ruttändringar

Fabrikens ledtid är bara en del av ekvationen för företag som importerar varor.

Internationella frakter tillför ytterligare en källa till variation. Sjöfraktens tidtabeller kan ändras, hamnar kan bli överbelastade och fraktrutter kan störas.

Den ledtid som är viktig för en lagerplanerare är i slutändan tiden mellan att en beställning läggs och att användbart lager finns tillgängligt.

Tre funktioner är särskilt viktiga.

Optimering av containerfyllning

Internationella inköp innebär ofta att man måste balansera lagerbehovet mot containerkapaciteten.

Att helt enkelt fylla outnyttjat utrymme i containern med ytterligare lager kan förbättra fraktutnyttjandet, men det kan också leda till överskottslager. Artiklar med låg omsättning som beställs enbart för att maximera containerutnyttjandet tar fortfarande upp likvida medel och lagerutrymme när de väl anländer.

Vid optimering av containrar måste man ta hänsyn till rekommenderade orderkvantiteter samt begränsningar som minsta orderkvantiteter och containerkapacitet.

Målet är att utnyttja fraktkapaciteten effektivt utan att frakteffektiviteten leder till ett problem med överlager.

Spårning av ledtider

Planeringsunderlagen blir bättre när företagen jämför förväntade ledtider med hur det faktiskt går.

Leverantörernas prestanda kan förändras. Det samma gäller transporttider och fraktrutter. Att följa upp den faktiska ledtiden ger planerarna en bättre utgångspunkt för framtida beställningar än att utgå från ett statiskt antagande på obestämd tid.

Om en leverantör som lovar en ledtid på 10 veckor rutinmässigt tar 13 veckor måste planeringssystemet återspegla den verkligheten.

Samma princip gäller för frakt. Leverantörens produktionstid kan förbli oförändrad medan fraktdelen av den totala ledtiden ökar.

Dynamiskt säkerhetslager

Säkerhetslagret ger skydd mot osäkerhet, men det betyder inte att samma buffert ska finnas kvar på obestämd tid.

Om variationerna i ledtiden ökar, ökar också risken för att lagret tar slut innan påfyllningen hinner fram. Säkerhetslagret kan därför anpassas efter osäkerhetsgraden istället för att baseras på ett fast antal dagar eller enheter.

Det omvända gäller också. När ledtiderna blir mer jämna kan det leda till onödigt höga lagerinvesteringar om man fortsätter att hålla en alltför stor buffert.

När både leverantörens och fraktens ledtider varierar

NoMorePly importerar produkter via internationell containerfrakt, vilket innebär att man i planeringsprocessen måste ta hänsyn till både leverantörernas och transportens ledtider.

Dessa variabler kan förändras oberoende av varandra. En leverantör kan vara klar enligt tidsplanen samtidigt som transporten tar längre tid än väntat, eller så kan produktionen bli försenad även om frakten fungerar som vanligt.

För planeraren är det den sammanlagda tidsramen från inköp till tillgänglighet som är avgörande.

Företaget behöver därför insyn i framtida behov i tillräckligt god tid för att kunna lägga order, samordna leveranser och reagera när någon del av tidsplanen ändras.

Att reagera när fraktrutterna ändras

Mad Group är ytterligare ett exempel på varför antaganden om ledtider inte kan betraktas som beständiga.

Företaget har en global leveranskedja, och ändringar av fraktrutterna har i vissa fall förlängt påfyllningstiden med två till tre veckor. Teamet har hanterat detta genom att justera ledtiderna och säkerhetslagret i AGR.

En återbeställningspunkt som beräknats utifrån den gamla transportvägen kan leda till att en beställning görs flera veckor för sent när transportvägen ändras. Företaget hamnar då i en situation där det uppstår ett glapp mellan det att lagret tar slut och det att nästa leverans anländer.

Genom att uppdatera ledtiderna och de lagerpolicyer som bygger på dem kan planeringen anpassas till den nya leveranskedjan, istället för att fortsätta utgå från föråldrade antaganden.

Viktiga funktioner som krävs för lagerplanering med långa ledtider

Att hantera långa ledtider handlar inte om en enda beräkning. Det kräver att flera planeringsfunktioner samverkar.

1. Långsiktig efterfrågeprognos

Din prognoshorisont bör sträcka sig längre än den längsta relevanta ledtiden.

Om det tar 12 månader att fylla på vissa produkter kan en prognos på tre månader inte ge tillräcklig information för inköpen. Företag som Sundqvist behöver insyn åtta till tolv månader framåt i tiden just därför att inköpsbesluten måste fattas så långt i förväg.

Prognoser på SKU-nivå är också viktiga. Olika produkter har olika efterfrågemönster, säsongsvariationer och ledtider. Om man endast gör prognoser på kategorinivå kan det hända att enskilda artiklar som riskerar att ta slut inte upptäcks.

AGR:s funktioner för efterfrågeplanering och prognoser hjälper företag att ta fram framåtblickande prognoser och omvandla den förväntade efterfrågan till inköpsbehov.

2. Dynamiskt säkerhetslager som tar hänsyn till variationer i ledtiden

Säkerhetslagret ska skydda verksamheten mot osäkerhet, inte bara lägga till en fast buffert för varje artikel.

Variationer i ledtiden är en av de faktorer som avgör hur mycket skydd en artikel behöver. En leverantör som konsekvent levererar inom åtta veckor medför en annan lagerrisk än en leverantör vars leveranstider varierar mellan sex och tolv veckor.

Statistiskt säkerhetslager kan ta hänsyn till denna variation och anpassa lager skyddet därefter.

Detta hjälper företag att undvika två vanliga ytterligheter: att ha för lite lager för instabila leveranskedjor eller att hålla onödigt stora buffertar för pålitliga sådana.

3. Optimering av containerbyggnad och fyllning

Containerbeställningar medför fysiska begränsningar i lagerplaneringen.

Planerarna måste hitta en balans mellan:

• Prognos för efterfrågan
• Aktuellt lager
• Säkerhetslager
• Minsta orderkvantiteter
• Leverantörsbegränsningar
• Containerkapacitet
• Förväntade framtida beställningar

AGR:s automatiserade beställningsfunktioner kan ta fram beställningsförslag som beaktar beställningsbegränsningar och ge förslag på containeroptimering.

Detta gör det möjligt för planerarna att bedöma hur man kan sammanställa order på ett effektivt sätt, istället för att bara lägga till mer lager för att fylla ut den återstående kapaciteten.

Skillnaden är viktig. En full container är inte automatiskt en optimerad container om det extra lagret kommer att ligga oanvänt i månader.

4. Övervakning av leverantörers prestanda och ledtider

En angiven ledtid är en antagande. Den faktiska leveransprestandan visar om detta antagande är tillförlitligt.

Genom att följa leverantörernas ledtider över tid kan planerarna jämföra förväntad och faktisk prestanda och identifiera var variationen ökar.

Denna information kan sedan ligga till grund för inköpsbeslut, inställningar för återbeställning och säkerhetslager.

Det förbättrar också dialogen med leverantörerna. Istället för att diskutera leveransprestanda utifrån enskilda försenade beställningar eller anekdotiska erfarenheter kan teamen utgå från historiska data.

För företag med internationella leverantörsnätverk kan denna insyn sträcka sig bortom själva leverantören. Förändringar i produktion, frakt och transportvägar kan alla påverka den totala tiden som krävs för att fylla på lagret.

Operativ matris: Hur företag hanterar långa ledtider med AGR

Följande exempel visar hur företag med olika inköps- och logistikmodeller använder lagerplanering för att hantera förlängda påfyllningscykler.

Dessa företag är verksamma på olika marknader, men den underliggande planeringsutmaningen är densamma: ju längre bort lagret ligger från efterfrågan, desto viktigare blir det att kunna förutse framtiden.

Läs fler exempel på vår sida med kundcase.

Stabilisera din långsiktiga leveranskedja

Långa ledtider är inte nödvändigtvis ett problem som går att eliminera. För många företag är de helt enkelt en del av inköpsmodellen. Målet är att planera kring dem på ett mer effektivt sätt.

Börja med att identifiera de längsta och mest varierande ledtiderna i ditt sortiment. Titta bortom leverantörernas uppskattningar och jämför dem med de faktiska resultaten. Se sedan till att din prognoshorisont sträcker sig tillräckligt långt framåt för att stödja de beslut du behöver fatta innan dessa produkter anländer.

Kontrollera om beställningsnivåer och säkerhetslager fortfarande speglar den aktuella leveranstiden. Om leveransvägarna eller leverantörernas prestanda förändras måste även antagandena bakom dessa beräkningar justeras.

Slutligen, koppla prognoserna till inköpsbegränsningarna. Minsta orderkvantiteter, produktionsscheman och containerkapacitet påverkar alla vad som faktiskt kan beställas.

En prognos blir mycket mer användbar när den direkt kan omvandlas till en realistisk inköpsplanering.

AGR sammanför dessa processer och hjälper företag att prognostisera efterfrågan, planera inköp, hantera säkerhetslager och ledtider samt generera order med hjälp av data från deras befintliga ERP-system.

Utforska AGR:s funktioner för efterfrågeplanering och prognoser, eller boka en demonstration för att se hur plattformen kan hantera långa och varierande ledtider.